รากฐานของสืบทอด "เรื่องราวของครอบครัวร้านขนม"
เนื้อเรื่อง
มีครอบครัวหนึ่งที่ประกอบด้วยพ่อแม่และลูกชายคนเดียวที่ชื่อว่า นัท ครอบครัวนี้ดำเนินธุรกิจร้านขนมที่สืบทอดกันมาหลายรุ่น และกำลังเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงสำคัญเมื่อพ่อแม่ของนัทเริ่มมองหาผู้ที่จะมาสืบทอดร้านขนมในอนาคต
พ่อแม่ของนัทให้ความสำคัญกับการเตรียมความพร้อมให้กับลูกชาย พวกเขาเริ่มต้นด้วยการระบุคุณสมบัติ ความรู้ ทักษะ และสมรรถนะที่จำเป็นสำหรับการดำเนินร้านขนม ซึ่งไม่ได้มีเพียงการทำขนมที่อร่อยเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการบริหารจัดการ การตลาด และการเงิน
นัท, ซึ่งเติบโตมากับร้านขนม ได้รับโอกาสในการเรียนรู้และประสบการณ์ต่างๆ ผ่านการฝึกอบรม การโค้ชชิ่ง และการมอบหมายงานโครงการพิเศษ เช่น การพัฒนาสินค้าใหม่ หรือการจัดการแคมเปญการตลาด. นัทยังได้รับการสนับสนุนให้ไปดูงานที่ร้านขนมชั้นนำในต่างประเทศเพื่อเปิดมุมมองและเรียนรู้วัฒนธรรมการทำขนมที่หลากหลาย
แต่การเตรียมความพร้อมไม่ได้หมายความว่านัทจะได้รับการสืบทอดตำแหน่งโดยอัตโนมัติ พ่อแม่ของเขาต้องการให้นัทเข้าใจความรับผิดชอบ และพัฒนาทักษะอย่างต่อเนื่อง พวกเขายังเปิดโอกาสให้กับผู้มีศักยภาพอื่นๆ ภายในและภายนอกครอบครัวเพื่อสร้างความหลากหลายและการแข่งขันที่เป็นธรรม
การเล่าเรื่องนี้ไม่เพียงแต่สะท้อนถึงกระบวนการสืบทอดตำแหน่งในธุรกิจครอบครัว แต่ยังเน้นย้ำถึงความสำคัญของการเตรียมความพร้อม การพัฒนาบุคคล และการสร้างโอกาสให้กับทุกคนในการแสดงศักยภาพของตนเอง นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้อ่านเห็นถึงการประสานระหว่างการดำเนินธุรกิจและการพัฒนาบุคลากรอย่างมีกลยุทธ์
หลักการและแนวคิด
การจัดทำแผนสืบทอดตำแหน่งงาน (Succession planning) เป็นกระบวนการในการเตรียมความพร้อมผู้สืบทอดตำแหน่ง (Successor) สำหรับตำแหน่งงานที่สำคัญขององค์กร โดยเฉพาะตำแหน่งผู้บริหารหรือตำแหน่งที่ต้องอาศัยความเชี่ยวชาญเฉพาะทาง เพื่อให้มั่นใจว่าเมื่อบุคลากรในตำแหน่งดังกล่าวลาออก เกษียณ หรือเปลี่ยนตำแหน่ง จะมีคนที่สามารถสานต่องานได้ทันที ไม่เกิดช่องว่างในการบริหารจัดการ ขั้นตอนในการจัดทำแผนสืบทอดตำแหน่ง มีดังนี้
- ระบุตำแหน่งงานสำคัญ (Critical positions) ที่ต้องจัดทำแผนสืบทอดตำแหน่ง พิจารณาจากความยากในการทดแทน ผลกระทบหากขาดคนดำรงตำแหน่ง และแนวโน้มการว่างตำแหน่งในอนาคต
- กำหนดคุณสมบัติ ความรู้ ทักษะ และสมรรถนะหลัก (Core competency) ที่จำเป็นสำหรับแต่ละตำแหน่งงานสำคัญ
- ประเมินศักยภาพของบุคลากรที่มีความสามารถสูง (High potential) ทั่วทั้งองค์กร โดยพิจารณาจากผลการปฏิบัติงาน คุณลักษณะส่วนบุคคล และสมรรถนะที่โดดเด่น
- คัดเลือกบุคลากรกลุ่มผู้มีศักยภาพสูงเพื่อเข้าสู่ระบบการพัฒนาผู้สืบทอดตำแหน่ง (Successor pool) ซึ่งอาจพิจารณาทั้งที่อยู่ภายในและภายนอกหน่วยงานนั้นๆ
- จัดทำแผนพัฒนาผู้สืบทอดตำแหน่งรายบุคคล (Individual development plan) เพื่อเตรียมความพร้อมทั้งความรู้ ทักษะ และประสบการณ์ที่จำเป็นสำหรับการดำรงตำแหน่งในอนาคต
- ออกแบบหลักสูตรการพัฒนาเฉพาะสำหรับผู้สืบทอดตำแหน่ง เช่น การฝึกอบรมภาวะผู้นำ การโค้ชชิ่ง การมอบหมายงานโครงการพิเศษ การหมุนเวียนงาน การไปดูงานต่างประเทศ เป็นต้น
- ติดตามประเมินผลและทบทวนการพัฒนาผู้สืบทอดตำแหน่งอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้มั่นใจว่ามีความพร้อมรับผิดชอบงานที่สูงขึ้นเมื่อถึงเวลา
- เมื่อตำแหน่งสำคัญว่างลง ให้พิจารณาคัดเลือกจากผู้สืบทอดตำแหน่งที่ได้รับการพัฒนามาตามแผน ก่อนการสรรหาจากภายนอก
- ทดลองมอบหมายงานบางส่วนให้ผู้สืบทอดตำแหน่งได้ปฏิบัติ ร่วมกับการสอนงานอย่างใกล้ชิดจากผู้บริหารหรือผู้เชี่ยวชาญในตำแหน่งปัจจุบัน
- หลังการเลื่อนตำแหน่งจริง ยังคงต้องมีการสนับสนุนผู้สืบทอดตำแหน่งอย่างต่อเนื่อง ทั้งการให้คำปรึกษา การโค้ชชิ่ง และการพัฒนาเสริมในด้านที่จำเป็น
- มีการสื่อสารและบริหารความคาดหวังของผู้สืบทอดตำแหน่งให้ชัดเจน เพราะการอยู่ในระบบนี้ไม่ได้รับประกันว่าจะได้รับการเลื่อนตำแหน่งแน่นอน ยังต้องแข่งขันกับผู้สมัครคนอื่นๆด้วย
- ทบทวนและปรับปรุงแผนสืบทอดตำแหน่งอย่างน้อยปีละครั้ง หรือเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญในองค์กร เพื่อให้เกิดความต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพสูงสุด
ประโยชน์ของการจัดทำแผนสืบทอดตำแหน่งงาน
- ลดความเสี่ยงขององค์กรในการขาดช่วงของผู้นำและตำแหน่งสำคัญ ทำให้การดำเนินงานราบรื่น ไม่หยุดชะงัก
- วางแผนพัฒนาและเตรียมความพร้อมผู้สืบทอดตำแหน่งได้อย่างเป็นระบบ ผ่านการฝึกฝนทักษะที่จำเป็นล่วงหน้า
- รักษาผู้มีศักยภาพสูงให้อยู่กับองค์กร เพราะเห็นเส้นทางความก้าวหน้าในระยะยาว
- เพิ่มขวัญกำลังใจและแรงจูงใจของบุคลากร ที่ได้รับคัดเลือกให้เข้าสู่ระบบการพัฒนาสำหรับผู้สืบทอดตำแหน่ง
- ลดค่าใช้จ่ายและเวลาในการสรรหาบุคลากรจากภายนอกเมื่อตำแหน่งสำคัญว่างลง
- รักษาองค์ความรู้และประสบการณ์สำคัญขององค์กรไม่ให้สูญหายไปพร้อมกับการลาออกหรือเกษียณของผู้บริหาร
การจัดทำแผนสืบทอดตำแหน่งถือเป็นเรื่องค่อนข้างละเอียดอ่อน เพราะเกี่ยวข้องกับอนาคตขององค์กร ดังนั้นผู้บริหารระดับสูงต้องให้ความสำคัญและสนับสนุนอย่างจริงจัง มีการสื่อสารนโยบายให้ทั่วทั้งองค์กร และบริหารความคาดหวังของผู้เกี่ยวข้องให้เหมาะสม เพื่อสร้างความเข้าใจที่ตรงกันและไม่เกิดความขัดแย้งในระยะยาว การพิจารณาคัดเลือกและประเมินศักยภาพต้องเป็นไปอย่างโปร่งใสและเป็นธรรม มีการกำหนดเกณฑ์ชัดเจน ไม่เลือกปฏิบัติ และเปิดโอกาสให้ทุกคนได้แสดงความสามารถเต็มที่ นอกจากนี้การทบทวนแผนเป็นระยะจะทำให้สามารถปรับเปลี่ยนรายชื่อผู้สืบทอดได้ตามความเหมาะสม เพื่อให้ได้บุคลากรที่ดีที่สุดในการสานต่อความสำเร็จขององค์กรต่อไป