วิธีเตรียมไฟล์เอกสารของคุณ สำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

​​ ​

​วิธีเตรียมไฟล์เอกสารของคุณ ในอนาคต เมื่อเอกสารที่เป็นกระดาษหายไปและกลายเป็นรูปแบบการเขียนคูนิฟอร์มบนแผ่นดินเหนียว กระดาษอาจถูกลดชั้นให้กับพิพิธภัณฑ์ควบคู่ไปกับกระดาษปาปิรุสและแผ่นกระดาษ

​แต่สำหรับตอนนี้ เอกสารกระดาษจำนวนมากยังคงครอบครองสำนักงานหลายแห่งและต้องแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลเพื่อใช้ประโยชน์จากระบบการจัดการเอกสาร (DMS)

​บ่อยครั้ง การใช้ DMS เกี่ยวข้องกับการเตรียมเอกสารกระดาษจำนวนมากสำหรับการสแกนและจัดทำดัชนีในภายหลัง ในสามขั้นตอนนี้ — การเตรียมเอกสาร การสแกน และการจัดทำดัชนี — การเตรียมเป็นขั้นตอนที่ใช้แรงงานมากที่สุด

​การใช้กระบวนการเตรียมเอกสารอย่างเป็นระบบสามารถช่วยประหยัดเวลาและเงินขององค์กรได้อย่างมาก เพื่อให้การใช้งานเป็นไปอย่างราบรื่น เรามาทบทวนสามขั้นตอนสำคัญสำหรับการเตรียมเอกสารกระดาษให้ สำเร็จสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ของคุณ

การสแกน ภารกิจสำคัญแต่ต้องเสียภาษี

​การสแกนแบ็คไฟล์เริ่มต้นด้วยขั้นตอนแรกที่มักธรรมดาแต่สำคัญมากในการเตรียมเอกสารที่แตกต่างกันจำนวนมากสำหรับการสแกน ไม่ว่าจะด้วยตนเองหรือผ่านตัวป้อนเอกสารอัตโนมัติ (ADF)

ขออภัย ไม่มีวิธีใดที่จะหลีกเลี่ยงองค์ประกอบที่สำคัญเหล่านี้ของกระบวนการดำเนินการจัดการเอกสารเว้นแต่ว่าบริษัทของคุณเป็นบริษัทใหม่หรือไม่ได้ใช้งานแล้ว หรือมีความจำเป็นในอนาคตสำหรับเอกสารและข้อมูลย้อนหลัง อย่างไรก็ตาม วิธีการเตรียมเอกสารอย่างเป็นระบบและมีระเบียบวินัยจะช่วยให้การสแกนและจัดทำดัชนีรวดเร็วและแม่นยำ

​>> คุณกำลังเปลี่ยนไปใช้ระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลหรือไม่? ค้นพบข้อดีของโซลูชัน Enterprise Content Management (ECM)

คำแนะนำ 3 ข้อสำหรับการใช้ระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้ประสบความสำเร็จ

​ต่อไปนี้คือเคล็ดลับง่ายๆ สองสามข้อที่จะทำให้กระบวนการสแกนจัดการได้ง่ายขึ้น อาจดูเหมือนสามัญสำนึก แต่มีความสำคัญต่อการนำระบบการจัดการเอกสารไปใช้ให้ประสบความสำเร็จ

1. แยกเอกสาร

​คลิปหนีบกระดาษ และแถบเทปนั้นช่างน่าประทับใจเหลือเกิน งานนี้อาจน่าเบื่อ แต่เป็นส่วนสำคัญของกระบวนการแปลง การแยกเอกสารควรทำโดยให้ห่างจากเครื่องสแกนพอสมควร

​ลวดเย็บและคลิปหนีบกระดาษ Rouge อาจทำให้ สแกนเนอร์หรือเครื่องพิมพ์มัลติฟังก์ชั่น (MFP)เสียหายได้หากถูกเรียกใช้ผ่านอุปกรณ์โดยไม่ได้ตั้งใจ นอกจากนี้ การแสดงผลที่หลงเหลือหลังจากสแกนหรือคัดลอกไฟล์ต้นฉบับ มักจะเป็นรอยประทับตราที่เหลือที่ไม่ต้องการบนไฟล์เอาต์พุต วิธีเตรียมไฟล์เอกสารของคุณ

​หากต้องติดเทปเอกสาร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเทปเรียบเสมอกัน หากจำเป็น ให้ห่อเอกสารเก่าหรือเอกสารที่เปราะบางไว้ในปลอกพลาสติกใส ระมัดระวังเป็นพิเศษสำหรับการติด Post-it-Notes ปรับรอยพับในเอกสารให้ตรงเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลในส่วนที่พับจะถูกสแกน และอย่าลืมมุมโค้งงอเหล่านั้นด้วย

2. จัดระเบียบและจัดหมวดหมู่เอกสาร

• พวกเขาเป็นขาวดำหรือไม่?
• พวกเขามีสีหรือไม่?
• พวกเขาเป็นด้านเดียวหรือสองด้าน?
• เอกสารมีขนาดเท่าไร? ทั้งหมดมีขนาด 8.5 x 11 หรือมีขนาดตามกฎหมายหรือไม่
• เป็นเอกสารประเภทใด มีบัตรดัชนี เช็คที่ถูกยกเลิก ภาพวาด พิมพ์เขียว ใบแจ้งหนี้ ฯลฯ หรือไม่?

​ความแตกต่างของเอกสารจะแตกต่างกันไปตามลักษณะองค์กรของคุณ อาจเป็นเวชระเบียน แฟ้มกฎหมาย ประวัติพนักงาน หรือเอกสารต่างๆ นี่เป็นโอกาสในการกำหนดวิธีจัดประเภทเอกสารสำหรับการสแกนและจัดทำดัชนีในภายหลัง

​สามารถสแกนเอกสารที่คล้ายกันเป็นชุดพร้อมการจัดหมวดหมู่ที่เหมาะสม สามารถเตรียมแบบผสมสำหรับหมวดหมู่ระดับโฟลเดอร์ดิจิทัลได้โดยใช้ซอฟต์แวร์บันทึกเอกสาร

3. รับประกันคุณภาพ

​ขณะที่คุณจัดการเอกสารเหล่านี้ด้วยตนเอง ให้ลองคิดแบบดิจิทัล เมื่อจัดเก็บแบบดิจิทัลแล้ว ข้อความของพวกเขามักจะต้องถูกค้นหาในบางครั้ง คุณภาพการพิมพ์ของพวกเขาคืออะไร? อาจพิมพ์ด้วยเลเซอร์ ดอทเมตริกซ์ หรือพิมพ์แฟกซ์

​การค้นหาข้อความในเอกสารที่สแกนต้องใช้การรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ซึ่งขึ้นอยู่กับคุณภาพของภาพและเอกสาร ควรรวม OCR เข้ากับโครงร่างการจัดทำดัชนีเอกสารที่ดีเพื่อให้มั่นใจถึงความถูกต้อง

​เวลาและความพยายามในขั้นตอนนี้ของโซลูชันการจัดการเอกสารจะช่วยได้มากในการกำหนดปริมาณการสแกนของคุณ จำนวนแรงงานที่ต้องการ และประเภทของฮาร์ดแวร์และ/หรือซอฟต์แวร์การสแกนที่จำเป็น

เพิ่มความคล่องตัวในการใช้งาน DMS ด้วยบริการจัดการข้อมูลอัจฉริยะ

​ขั้นตอนเหล่านี้อาจดูน่าเบื่อ แต่โปรดวางใจได้ว่าการปฏิบัติตามกฎง่ายๆ เหล่านี้จะทำให้โปรเจกต์การสแกนแบ็คไฟล์และการใช้งาน DMS ราบรื่นยิ่งขึ้น การแยก การจัดระเบียบ และการสแกนใช้เวลาในการเตรียมการค่อนข้างมาก แต่ก็คุ้มค่าเมื่อคุณคำนึงถึงเวลา เงิน และพลังงานที่ช่วยองค์กรของคุณในระยะยาว

​ธุรกิจที่สนใจในการใช้งาน DMS ควรปรึกษาผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการข้อมูลที่มีคุณสมบัติเหมาะสม ช่างเทคนิคที่ผ่านการฝึกอบรมมาอย่างดีจะออกแบบโซลูชันแบบ end-to-end สำหรับการเก็บข้อมูล รวมถึงอีเมล PDF หรือเอกสารที่เป็นกระดาษ

​สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems

​ ​ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

หากคุณต้องการอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเว็บไซต์

ติดต่อเรา 095-9196699, 02 860 6659 ต่อ 206