จัดการเอกสารทางเทคนิค ความรู้คือพลัง เจาะลึกลงไปว่าเอกสารทางเทคนิคคืออะไร ประโยชน์ของเอกสารนั้น และ 8 ขั้นตอนที่คุณสามารถทำได้เพื่อเสริมความพยายามในการจัดทำเอกสารทางเทคนิคของคุณ เอกสารทางเทคนิคเป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการลงทุนทั้งในด้านประสบการณ์ของผู้ใช้ปลายทางและประสิทธิภาพการทำงานของทีมของคุณ แต่เอกสารทางเทคนิคไม่ได้มีดีแค่สำหรับการพัฒนา SaaS เท่านั้น: เป็นเรื่องปกติในไอที การแพทย์ วิศวกรรม และแทบทุกสาขาด้านเทคนิค
เอกสารทางเทคนิคทำให้ความรู้ขององค์กรของคุณได้รับการจัดทำเป็นเอกสารและเข้าถึงได้มากขึ้น ความรู้คือพลัง หากคุณมีความรู้ทำไมไม่ทำให้ข้อมูลนั้นเข้าถึงได้ทุกคน
ด้วยวิธีการที่เหมาะสม คุณสามารถจัดเก็บเอกสารทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวที่เข้าถึงได้และมีประโยชน์จริงๆ ภาษาทางเทคนิคอาจเข้าใจยาก แต่เอกสารทางเทคนิคที่เหมาะสมช่วยเพิ่มความเข้าใจและช่วยให้คุณทำงานให้เสร็จลุล่วงได้มากขึ้นโดยมีความยุ่งยากน้อยลง
เอกสารทางเทคนิคคืออะไร?
โดยพื้นฐานแล้ว เอกสารทางเทคนิคคือเนื้อหาใดๆ ที่อธิบายถึงวิธีการทำงานของผลิตภัณฑ์ ซึ่งรวมถึงวิธีการ คุณลักษณะ และฟังก์ชันการทำงานของผลิตภัณฑ์ เอกสารทางเทคนิคมักเขียนโดยนักเขียนด้านเทคนิคที่ทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่อง (SMEs)ที่มีความรู้เชิงลึกเกี่ยวกับหัวข้อเฉพาะที่พวกเขากำลังพูดถึง เอกสารทางเทคนิคไม่ได้มีไว้สำหรับนักพัฒนาผลิตภัณฑ์เท่านั้น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายรายพึ่งพาเอกสารนี้ รวมถึงวิศวกรที่สร้างผลิตภัณฑ์ นักการตลาดที่ขายผลิตภัณฑ์ และผู้ใช้ปลายทางที่จ่ายเงินซื้อผลิตภัณฑ์
วัตถุประสงค์ของเอกสารทางเทคนิคคืออะไร?
การสร้างเอกสารทางเทคนิคต้องใช้งานมาก—คุ้มกับความยุ่งยากจริงหรือ? อย่างแน่นอน ทำได้ดี เอกสารทางเทคนิคช่วยลดความซับซ้อนของแนวคิดให้เป็นคำแนะนำที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย ซึ่งแม้แต่ผู้ที่ไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญก็สามารถเข้าใจได้ คุณสามารถใช้เอกสารทางเทคนิคเพื่อ:
- อธิบายวิธีการทำงานของผลิตภัณฑ์
- ดึงเอกสารทั้งหมดของคุณในโครงการมาไว้ในที่เดียว
- เอกสารกระบวนการภายใน
- เก็บข้อมูลที่ถูกต้องและมีค่าที่ทีมของคุณต้องการเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- หาข้อมูลและอ้างอิงได้ง่าย
ในทางปฏิบัติ อาจดูเหมือนการสร้างเอกสารทางเทคนิคสำหรับทีมการตลาดของคุณ เพื่อให้พวกเขารู้วิธีอัปโหลดรูปภาพไปยังเว็บไซต์ WordPress ของคุณ สำหรับนักพัฒนา นั่นอาจเป็นคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีแก้ไขจุดบกพร่องทั่วไปในโค้ดของคุณ
ท้ายที่สุดแล้ว จุดประสงค์ของเอกสารทางเทคนิคคือการทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกราย โดยเพิ่มศักยภาพให้กับพวกเขาด้วยข้อมูลที่เรียบง่าย ชัดเจน และเข้าถึงได้ง่าย
ประเภทของเอกสารทางเทคนิค
โปรดทราบว่าเอกสารทางเทคนิคไม่ใช่เรื่องเดียวที่เหมาะกับทุกคน ทีมของคุณควรติดตามข้อมูลทางเทคนิคหลักสองประเภทต่อไปนี้ในบริษัทของคุณ : เอกสารตามโครงการและเอกสารตามผลิตภัณฑ์
เอกสารทางเทคนิคตามโครงการ
เอกสารทางเทคนิคตามโครงการมักมีไว้สำหรับใช้งานภายในทีมพัฒนาของคุณ เอกสารนี้อธิบายวิธีที่คุณสร้างผลิตภัณฑ์ รวมถึงขั้นตอนและกระบวนการโดยละเอียด เพื่อให้ทีมของคุณสามารถทำซ้ำได้หากต้องการ
ซึ่งรวมถึงเอกสารเช่น
- ระยะเวลาของโครงการ
- บันทึกการประชุมและรายงานภายใน
- ข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์
เอกสารกระบวนการเป็นเอกสารทางเทคนิคประเภทหนึ่งตามโครงการ ข้อมูลนี้อธิบายถึงวิธีที่คุณสร้างผลิตภัณฑ์และขั้นตอนการพัฒนา
จุดประสงค์คือเพื่อให้คำแนะนำและแนวทางแก่ทีมของคุณเกี่ยวกับระบบและส่วนต่างๆ ของระบบ ให้คิดว่ามันเป็นสถาปัตยกรรมของโซลูชันของคุณ รวมถึงวิธีการทำงานของเทคโนโลยี ซอร์สโค้ด และข้อกำหนดต่าง ๆ
เอกสารทางเทคนิคตามผลิตภัณฑ์
แม้ว่าเอกสารทางเทคนิคตามโครงการจะดูเป็นการภายใน แต่เอกสารตามผลิตภัณฑ์มักจะอยู่ภายนอก เอกสารทางเทคนิคตามผลิตภัณฑ์ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับสาธารณะหรือสำหรับผู้ใช้ปลายทางของคุณ จุดประสงค์ของการดำเนินการนี้คือเพื่ออธิบายผลิตภัณฑ์อย่างง่ายๆ เพื่อให้สมาชิกเข้าใจอย่างชัดเจนว่าผลิตภัณฑ์ทำงานอย่างไรในส่วนหน้า
ตัวอย่างเช่น หากลูกค้ามีปัญหากับซอฟต์แวร์ของคุณ พวกเขาสามารถใช้เอกสารทางเทคนิคตามผลิตภัณฑ์เพื่อแก้ไขปัญหาด้วยตนเองแทนการส่งตั๋วสนับสนุน พวกเขาอาจอาศัยคำถามที่พบบ่อยบทช่วยสอน คู่มือการติดตั้งเพื่อรับข้อมูล หรือเอกสารคู่มือผู้ใช้ ประเภทอื่น ๆ
ประโยชน์ของการสร้างเอกสารทางเทคนิค
ทุกคนล้อเล่นว่าไม่มีใครเคยอ่านคู่มือเลย แต่นั่นคือวิธีที่คุณต้องการทำธุรกิจจริงหรือ? เอกสารทางเทคนิคควรมีคุณค่า มีประโยชน์ และเพลิดเพลิน
เป้าหมายคือการทำให้การใช้ผลิตภัณฑ์ง่ายขึ้น และเราทุกคนควรต้องการผลิตภัณฑ์ที่ใช้งานได้ง่ายขึ้นทั้งภายในและภายนอก เอกสารทางเทคนิคจะเป็นประโยชน์ต่อทีมภายในของคุณ เช่นเดียวกับผู้ใช้ปลายทางภายนอกของคุณ
ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้า
ผู้ใช้ของคุณใช้ผลิตภัณฑ์ของคุณถูกต้องหรือไม่? เอกสารทางเทคนิคช่วยให้พวกเขาได้รับข้อมูลทันเวลาซึ่งช่วยปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้าโดยรวม นั่นเป็นวิธีที่ดีเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะไม่ปล่อยให้คุณเป็นคู่แข่ง
เอกสารทางเทคนิคที่ถูกต้องยังช่วยลดความยุ่งยากของลูกค้าและตั๋วสนับสนุน เนื่องจากราคาตั๋วเฉลี่ยอยู่ที่ 15.56 ดอลลาร์ความสับสนและความคับข้องใจของลูกค้าจึงส่งผลกระทบที่จับต้องได้ต่อผลกำไรของคุณ เอกสารทางเทคนิคช่วยให้ลูกค้าของคุณค้นหาคำตอบที่ต้องการได้โดยไม่ต้องติดต่อเจ้าหน้าที่ ซึ่งเป็นประโยชน์สำหรับทุกคน
ประหยัดเวลา
คุณรู้หรือไม่ว่าทีมของคุณใช้เวลา 50% ไปกับการหาข้อมูล ? นั่นเป็นการสูญเสียกำลังคนจำนวนมากไปกับงานที่มีมูลค่าต่ำ
แทนที่จะต้องหมุนวงล้อเพื่อหาข้อมูล เอกสารทางเทคนิคจะให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่ทีมของคุณ เอกสารประกอบที่ถูกต้องจะช่วยให้ทีมของคุณได้รับการทบทวนที่จำเป็นมากหรือข้อมูลจำเพาะของผลิตภัณฑ์อย่างรวดเร็ว เพื่อให้พวกเขาสามารถทำงานให้สำเร็จลุล่วงได้
นอกจากนี้ เอกสารประกอบยังป้องกันการทำงานซ้ำอีกด้วย คุณได้กำหนดกระบวนการและผลิตภัณฑ์ไว้แล้ว ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องสร้างวงล้อขึ้นมาใหม่ เพียงแค่ดูเอกสารประกอบที่มีอยู่แล้วดำเนินการต่อ จัดการเอกสารทางเทคนิค
ปรับปรุงการจัดทีม
97% ของพนักงานและผู้จัดการกล่าวว่าการขาดการจัดตำแหน่งทีมส่งผลต่อผลลัพธ์ของโครงการ แทนที่จะคิดว่าทีมของคุณรู้ทุกอย่าง เอกสารทางเทคนิคจะให้ข้อมูลที่พวกเขาต้องการในการทำงาน
เอกสารทางเทคนิคช่วยให้ทีมของคุณมีแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้แหล่งเดียวที่ทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน และเมื่อทีมของคุณมีความเห็นตรงกัน พวกเขาก็จะทำงานร่วมกันได้ดีขึ้นและสร้างผลงานที่ดีขึ้น
8 ขั้นตอนในการปฏิบัติตามเอกสารทางเทคนิคที่เหมาะสม
กาลครั้งหนึ่งนานมาแล้ว ธุรกิจต่างๆ บันทึกข้อมูลทางเทคนิคไว้ในแฟ้มขนาดใหญ่ที่เก็บฝุ่น โชคดีที่วันนี้คุณสามารถรวบรวมข้อมูลทั้งหมดของคุณในซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิค เช่นฐานความรู้ออนไลน์
คุณใช้เวลาและเงินจำนวนมากในการรวบรวมความรู้ในฐานะธุรกิจ นำข้อมูลนั้นไปใช้ประโยชน์: ทำตาม 8 ขั้นตอนเหล่านี้เพื่อเปลี่ยนเอกสารของคุณจากศูนย์เป็นหกสิบในเวลาไม่นาน
ตรวจสอบเอกสารที่มีอยู่ของคุณ
คุณได้บันทึกกระบวนการหรือผลิตภัณฑ์ของคุณไว้ที่ใดที่หนึ่งแล้วหรือยัง? ปัดฝุ่นเอกสารเก่าของคุณเพื่อดูว่าคุณจะปรับปรุงได้อย่างไร
คุณอาจต้องมีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาและการจัดรูปแบบใหม่ ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องเพิ่มวิชวลใหม่เพื่อให้ดูเอกสารได้ง่ายขึ้น จุดประสงค์ของขั้นตอนนี้คือการระบุสิ่งที่คุณมี ระบุสิ่งที่ขาดหายไป และทำรายการหัวข้อที่คุณต้องครอบคลุม
รู้จักผู้ชมของคุณ
ถัดไป คุณต้องกำหนดว่าใครคือผู้ชมสำหรับหัวข้อที่คุณกำลังพูดถึง โปรดทราบว่าเอกสารประกอบของคุณอาจมีกลุ่มเป้าหมายหลายกลุ่ม
คุณต้องรู้ว่าคุณกำลังสร้างเอกสารทางเทคนิคให้กับใคร การรู้จักผู้ฟังจะช่วยคุณในเรื่องต่างๆ เช่น
- สถาปัตยกรรมเนื้อหา
- รูปแบบการจัดส่ง.
- วัตถุประสงค์การเรียนรู้.
ผู้ชมทุกคนต้องการสิ่งต่างๆ ที่แตกต่างกันตามระดับประสบการณ์ บทบาททางธุรกิจ หรือกรณีการใช้งาน ตัวอย่างเช่น คู่มือผู้ใช้สำหรับผู้ใช้ทั่วไปในแต่ละวันจะแตกต่างอย่างมากจากคู่มือเชิงลึกสำหรับนักพัฒนาส่วนหลัง
หากคุณไม่รู้จักผู้ชมของคุณเมื่อคุณเขียนเอกสาร คุณเสี่ยงที่จะเสียเวลากับสิ่งที่ไม่มีใครอ่าน คุณสามารถปรับการกำหนดกลุ่มเป้าหมายได้อย่างละเอียดโดยถามตัวเองว่า:
- ผู้ใช้มีความรู้เกี่ยวกับหัวข้อนี้มากน้อยเพียงใด หากคุณกำลังจัดทำเอกสารพอร์ทัลซอฟต์แวร์แพทย์และผู้ป่วย คุณสามารถถือว่าแพทย์เป็นผู้เชี่ยวชาญทางการแพทย์ ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องอธิบายคำศัพท์ทางการแพทย์ให้พวกเขาฟัง แต่แพทย์อาจไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญด้านคอมพิวเตอร์ ดังนั้นคุณควรอธิบายคำศัพท์เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ที่ด้านข้างของพอร์ทัล
- ผู้อ่านมีแรงจูงใจในการใช้ผลิตภัณฑ์นี้มากน้อยเพียงใด หากกลุ่มเป้าหมายของคุณสนใจที่จะเรียนรู้ทุกอย่างเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์นี้ พวกเขามีแนวโน้มที่จะเจาะลึกและให้ความสนใจ แต่ถ้าผู้ชมของคุณต้องการคำตอบอย่างรวดเร็วและไม่สนใจด้านเทคนิค คุณต้องทำให้เนื้อหาสั้นและเข้าใจง่าย
- ผู้ชมมีข้อจำกัดหรือไม่? หากกลุ่มเป้าหมายของคุณมีความพิการหรือมีข้อจำกัด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารทางเทคนิคของคุณใช้งานได้กับความสามารถของพวกเขา ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานกับผู้ใช้ปลายทางที่มีอายุมาก คุณอาจต้องทำให้การนำทางของคุณง่ายขึ้นและใช้แบบอักษรขนาดใหญ่ขึ้น
หากมีข้อสงสัย ให้ใช้ภาษาที่ง่ายกว่าสำหรับผู้ชมทั้งหมดของคุณ แม้ว่าคุณจะเขียนบางอย่างเป็นการภายใน ทีมของคุณจะประทับใจกับภาษาที่ชัดเจนและเข้าถึงได้ซึ่งไม่อ้อมค้อม
สร้างแผนและโครงร่าง
อย่ารีบเร่งในการเขียนเอกสารทางเทคนิคของคุณโดยไม่มีแผน โครงร่างจะช่วยให้คุณวางแผนเนื้อหาได้ดีขึ้นซึ่งเป็นประโยชน์จริงๆ เอกสารทางเทคนิคทุกชิ้นควรมี:
- เป้าหมาย : ผู้ใช้ของคุณต้องการบรรลุอะไร ? คุณควรรู้ว่าผู้ใช้สามารถทำอะไรได้บ้างเมื่อทำเอกสารเสร็จแล้ว ด้วยวิธีนี้ คุณสามารถตั้งเป้าหมายการเรียนรู้ที่ช่วยให้ผู้ใช้บรรลุเป้าหมายหลักได้อย่างแท้จริง
- วัตถุประสงค์การเรียนรู้ : วัตถุประสงค์ การเรียนรู้ของคุณสนับสนุนเป้าหมายของผู้ใช้ วัตถุประสงค์เป็นเครื่องมือภายในที่ช่วยให้นักเขียนของคุณรวบรวมข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการเพื่อให้มีความรู้ความเชี่ยวชาญและบรรลุเป้าหมาย
- โครงร่าง : รายละเอียดหัวข้อที่คุณจะครอบคลุมในบทความนี้ในระดับสูง โครงร่างนี้ควรสร้างขึ้นจากเป้าหมายและวัตถุประสงค์การเรียนรู้ของคุณ โดยให้รายละเอียดหัวข้อและขั้นตอนที่ผู้ใช้ต้องเรียนรู้เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
- ผู้ชมของคุณ : นึกถึงผู้อ่านของคุณเป็นอันดับแรกตลอดเวลา สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าคุณเขียนสิ่งที่ผู้คนต้องการอ่านจริงๆ
- ลูกหนี้ : คุณมีข้อมูลอะไรอยู่ในมือบ้าง? คุณต้องการข้อมูลอะไร ตัวอย่างเช่น คุณอาจต้องสัมภาษณ์ PM หรือนักพัฒนาซอฟต์แวร์เพื่อรับข้อมูลเพิ่มเติม
- งาน : ทำรายการตรวจสอบสิ่งที่ต้องทำและใครในทีมของคุณต้องรับผิดชอบ อย่าลืมเสียบเข้ากับซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณหากคุณมี
- สิ่งที่ส่ง มอบ : คุณจะสร้างเนื้อหาประเภทใด (คำถามที่พบบ่อย คำแนะนำทีละขั้นตอน การแก้ปัญหา ฯลฯ) เอกสารทางเทคนิคชิ้นนี้มีกำหนดส่งวันไหน
สร้างเทมเพลตเอกสาร
เมื่อเวลาผ่านไป ทีมของคุณจะสร้างชุดเอกสารจำนวนมาก แทนที่จะเริ่มต้นใหม่ทุกครั้ง ให้สร้างเทมเพลต เทมเพลตที่ได้รับการอนุมัติล่วงหน้าจะทำให้เอกสารของคุณง่ายขึ้นในอนาคต ดังนั้นการดำเนินการนี้ล่วงหน้าจะทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้น
ทุกธุรกิจมีความแตกต่างกัน แต่เทมเพลตของคุณอาจต้องมี
- สารบัญ (พร้อมลิงก์ข้ามสำหรับเอกสารที่มีให้ทางออนไลน์) เพื่อให้ผู้ใช้สามารถไปยังส่วนที่แน่นอนที่พวกเขากำลังประสบปัญหา
- ชื่อเรื่องที่ชัดเจนด้วยคำหลัก
- หัวเรื่องย่อยหรือย่อหน้าคำนำที่ให้ภาพรวมคร่าวๆ ว่าเอกสารเกี่ยวกับอะไร
- บทความหรือคำแนะนำที่เกี่ยวข้องที่ด้านล่างของเอกสาร
เทมเพลตจะช่วยให้โครงสร้างเนื้อหาของคุณสมบูรณ์แบบ ซึ่งหมายความว่าผู้ชมของคุณมีแนวโน้มที่จะเข้าใจและใช้เอกสารประกอบของคุณมากขึ้น นอกจากนี้ เทมเพลตยังช่วยให้คุณใส่ข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว แทนที่จะต้องเสียเวลาไปกับการจัดรูปแบบเป็นชั่วโมง
เลือกนักเขียนที่เหมาะสม
ใครจะเป็นคนเขียนเอกสารทางเทคนิคของคุณ? ในโลกอุดมคติ คุณจะให้ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องหรือใครสักคนจากทีมพัฒนาเขียนเนื้อหา แต่นั่นไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดเสมอไป นั่นเป็นเหตุผลที่ธุรกิจจำนวนมากจ้างนักเขียนด้านเทคนิคเพื่อจัดการเอกสารของพวกเขา
ตามหลักการแล้ว คุณต้องการหาใครสักคนที่เป็นทั้งนักเขียนที่ดีและมีความเข้าใจด้านเทคนิคของหัวข้อนั้นเป็นอย่างดี พวกเขาควรจะสามารถแบ่งแนวคิดที่ซับซ้อนออกเป็นเนื้อหาที่เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมายของคุณ นักเขียนของคุณควรมีทักษะด้านบุคลากรที่ดีเช่นกัน เนื่องจากพวกเขาอาจต้องสัมภาษณ์ผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องอื่น ๆ
การสร้างเนื้อหา
ถึงเวลาสร้างเนื้อหาของคุณแล้ว การเขียนเชิงเทคนิคเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ แต่คุณสามารถสร้างเอกสารทางเทคนิคที่ดีกว่าสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้โดย
- การเขียนเหมือนมนุษย์ : เอกสารทางเทคนิคค่อนข้างหนักอยู่แล้ว อย่าเขียนแบบนี้เป็นเอกสารทางวิชาการ ใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการและจัดโครงสร้างเนื้อหาด้วยส่วนหัว สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย และย่อหน้าสั้นๆ ยิ่งอ่านง่ายเท่าไหร่ ก็ยิ่งมีโอกาสที่ผู้คนจะใช้เอกสารประกอบมากขึ้นเท่านั้น
- การ เพิ่มตัวอย่าง : ตัวอย่างจริง ภาพหน้าจอ และกรณีการใช้งานจะทำให้เอกสารของคุณมีความเกี่ยวข้องและเป็นประโยชน์มากขึ้น ตัวอย่างสร้าง “ช่วงเวลาแห่งหลอดไฟ” มากกว่าวิธีการแบบแห้งๆ ดังนั้นควรเจาะจงมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ หากเหมาะสม ให้แชร์ซอร์สโค้ดที่คุณอ้างถึงในเอกสารเพื่อให้ทีมของคุณสามารถหยิบจับและใช้งานได้ง่าย
- การใช้ภาพ : 65% ของผู้เรียนเป็นผู้เรียนรู้ด้วยภาพ แทนที่จะโยนข้อความใส่ผู้ชม ให้ทำให้เนื้อหาเข้าใจง่ายขึ้นด้วยภาพ อินโฟกราฟิกส์ วิดีโอ และภาพหน้าจอช่วยให้อ่านข้อความได้ง่ายขึ้น ดังนั้นอย่ามองข้ามพลังของภาพ
- เอกสารประกอบที่เชื่อมโยงกัน : หากคุณกำลังใช้ซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิค ให้เชื่อมโยงไปยังเอกสารอื่นๆ ในฐานความรู้ของคุณเพื่อให้บริบทเพิ่มเติมแก่ผู้ใช้ แต่แทนที่จะทำให้ข้อมูลในหน้าติดขัดเป็นตันๆ ให้ใช้ anchor text และลิงก์เพื่อทำให้หน้าสะอาดอยู่เสมอ
ก่อนที่คุณจะเผยแพร่เอกสารทางเทคนิคของคุณ ให้รวบรวมคำติชมเกี่ยวกับเอกสารนั้นก่อน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้สิทธิ์ที่ถูกต้อง เนื้อหาถูกต้อง อ่านง่าย และแสดงอย่างถูกต้องบนอุปกรณ์ต่างๆ สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องมีคือใช้เวลากับเอกสารจำนวนมากและต้องทำให้ล้มเหลวเนื่องจากข้อผิดพลาดที่แก้ไขได้
ใช้ซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิค
คุณไม่สามารถทำให้ผู้ใช้ปลายทางสามารถค้นหาเอกสารของคุณได้หากเอกสารนั้นถูกจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารทำให้ผู้ชมสามารถเข้าถึงเอกสารทางเทคนิคของคุณได้อย่างง่ายดาย เป็นวิธีที่ง่ายกว่ามากในการควบคุมข้อมูลที่คุณแบ่งปันภายในรวมถึงข้อมูลที่มีอยู่ภายนอก
หากต้องการค้นหาซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิค ที่เหมาะสม ให้มองหาคุณลักษณะต่างๆ เช่น
- การค้นหาที่มีประสิทธิภาพ : ข้อมูลไม่ได้ช่วยทีมของคุณหากพวกเขาหาไม่พบ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่ใช้การค้นหาขั้นสูง เพื่อให้เอกสารของคุณสามารถค้นหาได้ในฐานความรู้ของคุณ
- สิทธิ์ในการแก้ไข : คุณไม่ต้องการให้ทุกคนและแม่ของพวกเขามีสิทธิ์ในการแก้ไขเนื้อหาของคุณ ระบบการอนุญาตที่แข็งแกร่งเป็นสิ่งจำเป็นในการควบคุมเนื้อหาของคุณ
- การควบคุมเวอร์ชัน : บังคับใช้กระบวนการและแนวทางปฏิบัติด้วยการควบคุมเวอร์ชัน นี่เป็นสิ่งที่จำเป็นในการทำให้แนวปฏิบัติด้านเอกสารของคุณมั่นคงทั่วทั้งธุรกิจ
- การเขียนร่วมกัน : ไม่มีใครสร้างเอกสารทางเทคนิคในสุญญากาศ เลือกใช้ซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิคที่ช่วยให้ทีมของคุณสามารถทำงานร่วมกันในเนื้อหาก่อนที่จะเผยแพร่
- การ เก็บถาวร : อย่าลบข้อมูลที่ล้าสมัย—เก็บถาวร คุณไม่มีทางรู้ว่าจะต้องอ้างอิงข้อมูลเก่าเมื่อใด ดังนั้นให้เลือกซอฟต์แวร์เอกสารทางเทคนิคที่มีการเก็บข้อมูลถาวร จัดการเอกสารทางเทคนิค
ทำทั้งหมดนี้แล้วบางส่วน ซอฟต์แวร์ฐานความรู้อันดับหนึ่งของเราช่วยให้คุณปรับขนาดการสนับสนุนลูกค้าและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานภายใน
วางแผนเพื่ออัปเดตเอกสารของคุณ
งานหนักสิ้นสุดลงแล้ว แต่มีสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องทำ: สร้างกำหนดการอัพเดต กระบวนการทางเทคนิคจะเปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไป ซึ่งหมายความว่าเอกสารของคุณจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงด้วยเช่นกัน ท้ายที่สุดแล้ว ไม่มีอะไรน่าผิดหวังสำหรับผู้ใช้ปลายทางของคุณมากไปกว่าบทความช่วยเหลือที่ไม่ได้สะท้อนถึงวิธีการทำงานของซอฟต์แวร์จริงๆ
รวบรวมเอกสารของคุณทุกไตรมาสเพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง มีประโยชน์ และจัดรูปแบบอย่างมีประสิทธิภาพ หากคุณเพิ่งอัปเดตผลิตภัณฑ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทีมของคุณอ่านเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการอัปเดตเหล่านั้นเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
หากคุณต้องการอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเว็บไซต์
ติดต่อเรา 095-9196699, 02 860 6659 ต่อ 206