ผู้นำแห่งการเปลี่ยนแปลง

ผู้นำแห่งการเปลี่ยนแปลง

 

เนื้อเรื่อง

​ณ บริษัท ลาล่ามูมู่ เทคโนโลยี จำกัด ซึ่งเป็นบริษัทไอทีชั้นนำ มีพนักงานกว่า 500 คน แต่กลับประสบปัญหาการลาออกของพนักงานอย่างต่อเนื่อง จนส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม คุณณัฐ ผู้จัดการฝ่ายบุคคลคนใหม่ จึงได้รับมอบหมายให้แก้ไขปัญหานี้โดยด่วน

​คุณณัฐเริ่มต้นด้วยการพูดคุยกับคุณแพร HR ประจำแผนกต่างๆ เพื่อทำความเข้าใจสถานการณ์ให้ถ่องแท้ เขาพบว่าบริษัทยังไม่มีการกำหนดบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ (Job Description) ที่ชัดเจน จึงส่งผลให้พนักงานเกิดความสับสนในการทำงานและขาดแรงจูงใจ

​คุณณัฐจึงเริ่มโครงการปรับปรุงการบริหารจัดการบุคลากร ด้วยการให้ความรู้กับผู้บริหารและ HR ถึงความสำคัญของการกำหนดบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ จากนั้นจึงจัดทำ Workshop เพื่อวิเคราะห์งานในแต่ละตำแหน่งและเขียน Job Description ที่มีองค์ประกอบครบถ้วน ทั้งหน้าที่ความรับผิดชอบ ความรู้ ทักษะ คุณสมบัติที่จำเป็น ตลอดจนตัวชี้วัดผลงานและโอกาสความก้าวหน้าในอาชีพ

​เมื่อ Job Description เสร็จสมบูรณ์ คุณณัฐจึงสื่อสารทำความเข้าใจกับพนักงานทุกคน เพื่อให้ทราบขอบเขตงานและสิ่งที่คาดหวังอย่างชัดเจน พร้อมนำมาใช้ในการพัฒนาความรู้ ทักษะ ประเมินผลงาน และวางแผนความก้าวหน้าในอาชีพ ซึ่งสร้างความพึงพอใจและกระตุ้นแรงจูงใจให้พนักงานอย่างมาก ส่งผลให้อัตราการลาออกลดลงอย่างเห็นได้ชัด

​คุณณัฐยังนำข้อมูลจาก Job Description มาใช้ในการบริหารจัดการบุคลากรด้านอื่นๆ อย่างเป็นระบบ เช่น การสรรหาคนที่มีคุณสมบัติตรงตามตำแหน่ง การจัดฝึกอบรมให้ตรงกับความจำเป็น การบริหารค่าตอบแทนให้สอดคล้องกับหน้าที่ รวมถึงการวางแผนสายอาชีพระยะยาว ส่งผลให้บรรยากาศการทำงานดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

​ด้วยความทุ่มเทและความสามารถของคุณณัฐ ทำให้บริษัท ลาล่ามูมู่ เทคโนโลยี สามารถแก้ปัญหาการลาออกของพนักงานได้สำเร็จ พนักงานทุกคนต่างทำงานอย่างมีความสุข เต็มที่กับบทบาทหน้าที่ของตน จนผลประกอบการเติบโตขึ้นอย่างน่าพอใจ สะท้อนให้เห็นว่าการกำหนดบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบที่ชัดเจน เป็นรากฐานสำคัญของการบริหารจัดการบุคลากรที่มีประสิทธิภาพ ที่จะนำพาองค์กรให้ก้าวไปสู่ความสำเร็จได้อย่างยั่งยืน

หลักการและแนวคิด

​การกำหนดบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบ (Job Description) ของบุคลากรในแต่ละตำแหน่งงานอย่างชัดเจน เป็นอีกปัจจัยสำคัญของการบริหารจัดการบุคลากรอย่างมีประสิทธิภาพ เพราะจะช่วยให้บุคลากรเข้าใจขอบเขตงาน สิ่งที่ต้องรับผิดชอบ และความคาดหวังที่องค์กรมีต่อตำแหน่งงานนั้นๆ รวมถึงเป็นพื้นฐานในการวัดผลการปฏิบัติงานได้อย่างเป็นรูปธรรม องค์ประกอบของการเขียนบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบที่ดี ควรมีดังนี้

• ชื่อตำแหน่งงาน (Job Title) ที่สื่อให้เห็นหน้าที่หลักและระดับของตำแหน่งได้ชัดเจน

• หน้าที่ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities) โดยระบุงานสำคัญที่ต้องดำเนินการให้ชัดเจนเรียงลำดับตามความสำคัญและสัดส่วนเวลาที่ใช้

• ความรู้และทักษะที่จำเป็น (Required Knowledge & Skills) สำหรับการปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้นๆ ทั้งความรู้เฉพาะทาง ทักษะทางเทคนิค และทักษะด้านอื่นๆ

• คุณสมบัติ (Qualifications) ของผู้ดำรงตำแหน่ง ทั้งวุฒิการศึกษา ประสบการณ์ การฝึกอบรม ใบประกาศนียบัตร ฯลฯ ที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งงาน

• ความสัมพันธ์ในการทำงาน (Working Relationships) ทั้งภายใน ได้แก่ หัวหน้างาน ลูกน้อง เพื่อนร่วมงาน รวมถึงความสัมพันธ์กับบุคคลภายนอกองค์กร

• ขอบเขตอำนาจ (Authority) ในการตัดสินใจ อนุมัติสิ่งต่างๆ ตามตำแหน่งงาน

• สภาพการทำงาน (Working Conditions) เช่น สถานที่ปฏิบัติงาน อุปกรณ์เครื่องมือที่ใช้ ความเสี่ยงของงาน ชั่วโมงการทำงาน ฯลฯ

• ตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงาน (Job KPIs) ที่ระบุเป้าหมายเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพของงาน รวมถึงกรอบระยะเวลาของการวัดผล

• โอกาสในการเติบโตและความก้าวหน้าในอาชีพ (Career Path) เพื่อจูงใจให้บุคลากรเห็นโอกาสในการพัฒนาตนเองในระยะยาว

​การกำหนดบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบควรทำควบคู่ไปกับการวิเคราะห์งาน (Job Analysis) ซึ่งจะช่วยให้ได้ข้อมูลของงานอย่างถูกต้องและครบถ้วน นอกจากนี้ควรพิจารณาให้สอดคล้องกับโครงสร้างองค์กร กระบวนการทำงาน เป้าหมายและกลยุทธ์ขององค์กรด้วย

​เมื่อกำหนดบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบได้ชัดเจนแล้ว ต้องสื่อสารทำความเข้าใจกับบุคลากรที่ดำรงตำแหน่ง เพื่อให้รับทราบขอบเขตงานและสิ่งที่คาดหวังได้อย่างถูกต้อง ใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน การพัฒนาตนเอง รวมถึงเป็นเกณฑ์ในการประเมินผลงานที่มีความชัดเจนและยุติธรรม

​นอกจากนี้ การกำหนดบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบยังช่วยให้การบริหารจัดการบุคลากรในด้านอื่นๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น เช่น

• การวางแผนกำลังคนให้เพียงพอและเหมาะสมกับปริมาณงาน
• การสรรหาและคัดเลือกบุคลากรที่มีคุณสมบัติตรงกับตำแหน่งงาน
• การกำหนดหลักสูตรพัฒนาบุคลากรให้ตรงกับความจำเป็นของแต่ละตำแหน่ง
• การจัดสรรค่าตอบแทนและสวัสดิการให้เหมาะสมกับหน้าที่ความรับผิดชอบ
• การวางแผนความก้าวหน้าในสายอาชีพให้กับบุคลากร

 
สรุปว่า
 
​การกำหนดบทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบที่ชัดเจน จะช่วยให้บุคลากรปฏิบัติงานตามขอบเขตที่กำหนดได้อย่างถูกต้อง  เกิดความมั่นใจ มีแรงจูงใจในการทำงาน เห็นเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพ ส่งผลให้องค์กรบรรลุเป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น