กองทัพนักยุทธศาสตร์
"การปฏิวัติบริหารจัดการเพื่อความเป็นเลิศ
ในอาณาจักรแห่งการพัฒนา"
เนื้อเรื่อง
เรื่องราวของกองทัพแห่งหนึ่งในดินแดนที่เรียกว่า "อาณาจักรแห่งการพัฒนา" เริ่มต้นขึ้นเมื่อผู้นำของกองทัพ, ผู้พันแจ็ค, ตัดสินใจปรับปรุงวิธีการบริหารจัดการบุคลากรในกองทัพของเขา เพื่อให้ทุกการกระทำและความพยายามของทหารสามารถช่วยเสริมสร้างความสำเร็จให้กับอาณาจักรได้อย่างมีประสิทธิผล
ผู้พันแจ็คเริ่มต้นด้วยการกำหนดตัวชี้วัดผลการปฏิบัติงาน (KPIs) ให้แก่ทุกตำแหน่งในกองทัพ เขาให้ความสำคัญกับการทำให้ KPIs นั้นสอดคล้องกับหน้าที่ความรับผิดชอบหลักของแต่ละตำแหน่ง เพื่อให้ทุกคนสามารถเข้าใจบทบาทและเป้าหมายที่ตัวเองต้องบรรลุ
สำหรับผู้บัญชาการหน่วยรบ: KPI ของพวกเขาคือการสร้างแผนการรบที่ชัดเจนและการนำทีมให้บรรลุผลสำเร็จตามแผนนั้น พวกเขาจะถูกประเมินจากความสามารถในการจัดสรรทรัพยากรและการประสานงานที่มีประสิทธิภาพ
สำหรับนักวางแผนยุทธศาสตร์: KPI ของพวกเขาเกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์สถานการณ์และการสร้างยุทธวิธีที่สามารถให้กองทัพได้เปรียบ เช่น การลดเวลาวางแผนลงในขณะที่ยังคงคุณภาพของแผนการ
สำหรับทหารราบ: ตัวชี้วัดประสิทธิภาพของพวกเขาอาจเกี่ยวข้องกับการบรรลุเป้าหมายในการฝึกอบรม ปริมาณการใช้ทรัพยากร และผลลัพธ์ของการปฏิบัติภารกิจ
ผู้พันแจ็คยังให้ความสำคัญกับการทำให้ KPIs เป็นเรื่องที่มีความท้าทายแต่สามารถบรรลุได้จริง เขาเชื่อว่าการตั้งเป้าหมายที่สูงเกินไปจะทำให้ทหารสูญเสียกำลังใจ ในขณะที่เป้าหมายที่ต่ำเกินไปจะไม่สามารถกระตุ้นให้พวกเขาพัฒนาศักยภาพของตนเองได้
เพื่อช่วยให้ทุกคนในกองทัพเข้าใจ KPIs ที่ถูกกำหนดให้กับพวกเขา ผู้พันแจ็คได้จัดการประชุมทบทวนความเข้าใจ ให้ทุกคนมีโอกาสถามคำถามและแสดงความคิดเห็น เขายังสร้างระบบให้ความคิดเห็นและการป้อนกลับเป็นระยะ เพื่อให้ทุกคนสามารถเห็นความก้าวหน้าและจุดที่ต้องปรับปรุงในการทำงานของตนเอง
ผ่านระบบการบริหารจัดการนี้ กองทัพของผู้พันแจ็คได้กลายเป็นหน่วยที่แข็งแกร่งและมีประสิทธิภาพ ทุกคนในกองทัพรู้สึกมีส่วนร่วมและมีคุณค่าต่อความสำเร็จร่วมกัน และพวกเขาได้สร้างชื่อเสียงให้กับอาณาจักรแห่งการพัฒนาในฐานะกองทัพที่ไม่เพียงแต่แข็งแกร่งในด้านทหารเท่านั้น แต่ยังเป็นตัวอย่างของการบริหารจัดการที่ยอดเยี่ยมด้วย
หลักการและแนวคิด
การติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากรอย่างสม่ำเสมอ เป็นกระบวนการสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรมั่นใจได้ว่า บุคลากรปฏิบัติงานได้ตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ในรูปของ KPIs ซึ่งจะนำไปสู่ความสำเร็จขององค์กรในที่สุด การติดตามและประเมินผลควรดำเนินการดังนี้
- กำหนดรอบระยะเวลาในการติดตามและประเมินผลที่ชัดเจน เช่น ทุกเดือน ทุกไตรมาส หรือทุกครึ่งปี ให้สอดคล้องกับรอบระยะเวลาของ KPIs แต่ละตัว
- มอบหมายให้หัวหน้างานเป็นผู้ติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงานของผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรง เนื่องจากเป็นผู้ที่เข้าใจงานและเห็นผลการทำงานอย่างใกล้ชิด
- อาจใช้วิธีการประเมินแบบ 360 องศา โดยให้เพื่อนร่วมงาน ผู้ใต้บังคับบัญชา และผู้ที่เกี่ยวข้องร่วมประเมินด้วย เพื่อให้ผลการประเมินรอบด้านและน่าเชื่อถือมากขึ้น
- ใช้เครื่องมือในการเก็บข้อมูลผลการปฏิบัติงานให้เหมาะสมกับลักษณะงาน เช่น การสังเกต การทดสอบ แบบสอบถาม การสัมภาษณ์ การวัดผลผลิต ฯลฯ
- จัดทำแบบฟอร์มหรือระบบสารสนเทศในการบันทึกและรายงานผลการปฏิบัติงานตาม KPIs เพื่อให้มีหลักฐานที่ชัดเจนและสะดวกในการวิเคราะห์ข้อมูล
- เปรียบเทียบผลการปฏิบัติงานจริงกับค่าเป้าหมาย KPIs ที่กำหนดไว้ หากต่ำกว่าเป้าหมาย ให้วิเคราะห์หาสาเหตุและแนวทางแก้ไข หากสูงกว่าเป้าหมาย ควรมีการชื่นชมให้รางวัล
- สื่อสารผลการประเมินให้บุคลากรทราบอย่างสม่ำเสมอ ทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ พร้อมอธิบายเหตุผลประกอบการประเมิน เพื่อให้ยอมรับผลและนำไปพัฒนาตนเอง
- ให้ข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) ทั้งด้านบวกและด้านลบแก่บุคลากร พร้อมให้คำแนะนำในการปรับปรุงและพัฒนาผลงานให้ดีขึ้น
- จัดให้มีการประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างเป็นทางการเป็นระยะๆ เช่น ทุก 6 เดือน หรือทุกปี เพื่อสรุปภาพรวมผลการดำเนินงานของบุคลากร
- นำผลการประเมินไปใช้ในการพิจารณาความดีความชอบ ค่าตอบแทน การเลื่อนขั้น เลื่อนตำแหน่ง รางวัล หรือการให้ออกจากงาน เพื่อสร้างความเป็นธรรมและแรงจูงใจ
- เชื่อมโยงผลการประเมินกับแผนพัฒนาบุคลากรรายบุคคล (IDP) เพื่อจัดทำแผนพัฒนาจุดที่ยังต้องปรับปรุงให้ดีขึ้น
- มีกระบวนการให้บุคลากรสามารถอุทธรณ์ผลการประเมินได้ หากรู้สึกว่าไม่ได้รับความเป็นธรรม โดยมีขั้นตอนและผู้พิจารณาที่ชัดเจน
ประโยชน์ของการติดตามและประเมินผลการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอ
- ทำให้ทราบความก้าวหน้าของงานว่าเป็นไปตาม KPIs มากน้อยเพียงใด
- ค้นพบอุปสรรคและข้อขัดข้องที่ทำให้งานไม่บรรลุเป้าหมาย และสามารถแก้ไขได้ทันการณ์
- กระตุ้นและจูงใจให้บุคลากรปฏิบัติงานอย่างเต็มความสามารถเพื่อให้ได้ผลงานตามที่กำหนด
- สร้างบรรยากาศของความเป็นธรรม โปร่งใส เพราะมีเกณฑ์การประเมินที่ชัดเจน
- หัวหน้างานและผู้ใต้บังคับบัญชามีปฏิสัมพันธ์กันมากขึ้น ผ่านการให้ Feedback อย่างสม่ำเสมอ
- ได้ข้อมูลเพื่อนำไปพัฒนาความรู้และทักษะของบุคลากรได้ตรงประเด็น
- ข้อมูลที่ได้สามารถนำไปวางแผนกำลังคนและจัดสรรทรัพยากรบุคคลได้เหมาะสมยิ่งขึ้น
การติดตามและประเมินผลเป็นขั้นตอนที่จะยืนยันว่าบุคลากรสามารถปฏิบัติงานได้ตาม KPIs ที่กำหนดหรือไม่ อย่างไร ซึ่งนอกจากจะทำให้บุคลากรมุ่งมั่นทำงานให้ได้ตามเป้าหมายแล้ว ยังช่วยให้หัวหน้างานสามารถช่วยเหลือ สนับสนุน และพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชาได้อย่างทันท่วงที เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพ และมีส่วนร่วมในความสำเร็จขององค์กรในภาพรวมนั่นเอง