HR ยุคใหม่ ใช้ AI พลิกโลก
เนื้อเรื่อง
ณ บริษัท XYZ Corp. แผนก HR ที่นำโดยคุณสมชาย ผู้จัดการฝ่าย HR มือใหม่ไฟแรง เขากำลังปวดหัวกับปัญหาเรื่องการบริหารจัดการพนักงานในองค์กรที่มีจำนวนมากและมีความหลากหลาย ทั้งเรื่องการสรรหา การฝึกอบรม การประเมินผลงาน ไปจนถึงการสำรวจความผูกพันและความพึงพอใจ เขาต้องการหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหาร HR ให้รวดเร็ว แม่นยำ และตอบโจทย์พนักงานมากขึ้น
วันหนึ่ง เพื่อนร่วมงานของเขาที่ชื่อคุณนัท ได้แนะนำวิธีการนำเทคโนโลยีมาใช้ในการบริหารจัดการ HR เรียกว่า HR Technology คุณสมชายสนใจมาก เขาจึงขอให้คุณนัทอธิบายเพิ่มเติม
"จริงๆ แล้วมีหลายเทคโนโลยีที่เราสามารถนำมาใช้เพิ่มประสิทธิภาพงาน HR ได้นะ เช่น ระบบ HRMS ที่ช่วยเก็บและประมวลผลข้อมูลพนักงาน ระบบสรรหาบุคลากรออนไลน์ ระบบ e-Learning สำหรับการฝึกอบรม ระบบ Performance Management ในการวัดผลงาน ระบบสำรวจความผูกพัน ไปจนถึงระบบการจ่ายค่าตอบแทนและสวัสดิการ นอกจากนี้ยังมีระบบ Data Analytics ที่ช่วยวิเคราะห์ข้อมูลต่างๆ เพื่อใช้ในการตัดสินใจ และระบบ AI กับ Chatbot มาตอบคำถามพนักงานตลอด 24 ชั่วโมงอีกด้วย" คุณนัทอธิบาย
คุณสมชายฟังแล้วตื่นเต้นใจจนตาลุกวาว "ถ้าใช้เทคโนโลยีเหล่านี้ เราจะประหยัดเวลาและทรัพยากรไปได้เยอะเลยนะ แถมยังลดความผิดพลาด เพิ่มความโปร่งใสในกระบวนการ HR มีข้อมูลให้ตัดสินใจได้แม่นยำขึ้น แล้วยังตอบสนองความต้องการของพนักงานยุคดิจิทัลอีกด้วย!"
จากนั้นคุณสมชายก็เริ่มนำ HR Technology เหล่านี้มาทดลองใช้ในองค์กร โดยเลือกระบบที่ง่ายต่อการใช้งาน เชื่อมต่อกับระบบเดิมได้ดี มีความปลอดภัย และอัปเดตอยู่เสมอ พร้อมจัดอบรมให้พนักงานทุกคนได้ใช้ระบบเหล่านี้อย่างคุ้มค่าและปลอดภัย
ผลปรากฎว่า ประสิทธิภาพในการดำเนินงานของแผนก HR ดีขึ้นอย่างก้าวกระโดด การสรรหาคนเก่งรวดเร็วขึ้น การฝึกอบรมพนักงานเข้าถึงง่ายขึ้น การประเมินผลงานและการจ่ายผลตอบแทนเป็นไปอย่างโปร่งใสและเป็นธรรม ไปจนถึงการวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อวางแผนกลยุทธ์ HR ก็ฉับไวและแม่นยำยิ่งขึ้น
ไม่เพียงเท่านั้น บรรยากาศการทำงานในบริษัทก็ดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด พนักงานสื่อสารและทำงานร่วมกันได้ราบรื่นผ่านระบบอินทราเน็ต พนักงานได้รับการดูแลอย่างใกล้ชิดมากขึ้นผ่านระบบ Chatbot พนักงานรุ่นใหม่ก็รู้สึกตื่นเต้นที่ได้ทำงานกับองค์กรที่ทันสมัยและใส่ใจพวกเขา ส่งผลให้อัตราการลาออกของพนักงานลดลงอย่างมากอีกด้วย
สุดท้ายแล้ว เทคโนโลยีไม่ได้มาแทนที่ทีมงาน HR หากแต่เข้ามาเป็นตัวช่วยสำคัญให้ HR ทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น แถมยังทำให้ HR มีเวลาในการคิดกลยุทธ์ เป็นโค้ชให้กับผู้นำ และเอาใจใส่พนักงานมากขึ้นอีกด้วย ส่งผลให้องค์กรพัฒนาไปอย่างก้าวกระโดดและมีศักยภาพในการแข่งขันมากขึ้นนั่นเอง
จากบทเรียนของคุณสมชาย เขาได้เห็นแล้วว่า การปรับตัวและนำ HR Technology มาใช้นั้น ไม่ใช่ทางเลือก หากแต่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับ HR ยุคใหม่ในยุคที่เทคโนโลยีกำลังเข้ามาเปลี่ยนแปลงโลกอย่างรวดเร็วเช่นนี้ เพื่อให้องค์กรสามารถคว้าชัยชนะในโลกธุรกิจที่แข่งขันอย่างเข้มข้นได้อย่างยั่งยืนนั่นเอง
หลักการและแนวคิด
ในยุคดิจิทัลเช่นปัจจุบัน การนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ใช้ในการบริหารจัดการบุคลากร หรือที่เรียกว่า HR Technology นั้น เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้สำหรับองค์กรที่ต้องการเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขัน เพราะเทคโนโลยีจะช่วยให้การดำเนินงานด้าน HR มีความรวดเร็ว แม่นยำ ลดความผิดพลาด ประหยัดต้นทุน และตอบสนองความต้องการของบุคลากรได้ตรงจุดมากขึ้น ตัวอย่างของเทคโนโลยีที่นำมาใช้ในการบริหาร HR ได้แก่
- ระบบบริหารทรัพยากรบุคคล (Human Resource Management System : HRMS) ซึ่งเป็นซอฟต์แวร์ที่ช่วยในการจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลบุคลากร การคำนวณเงินเดือน สวัสดิการ ภาษี ประกันสังคม กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ฯลฯ อย่างถูกต้องและรวดเร็ว
- ระบบสรรหาบุคลากรออนไลน์ (e-Recruitment) ที่ช่วยประกาศรับสมัครงาน คัดกรองใบสมัคร จัดตารางสัมภาษณ์ และประเมินผลผู้สมัครได้อย่างเป็นระบบ
- ระบบการเรียนรู้ออนไลน์ (e-Learning) ที่ให้บุคลากรสามารถเข้าถึงหลักสูตรอบรมต่างๆ ได้ด้วยตนเอง ทุกที่ทุกเวลา ผ่านอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายและเวลาในการจัดอบรม
- ระบบบริหารผลการปฏิบัติงาน (Performance Management System) ที่ช่วยในการกำหนดเป้าหมาย ติดตาม ประเมินผล และให้ข้อมูลป้อนกลับแก่บุคลากร ผ่านการจัดทำข้อตกลงการปฏิบัติงาน (Performance Agreement) อย่างเป็นระบบ
- ระบบสำรวจความคิดเห็นและความผูกพันของบุคลากร (Employee Engagement Survey) ที่ช่วยให้สามารถประเมินระดับความพึงพอใจ ความผูกพัน และปัจจัยที่ส่งผลต่อความรู้สึกของบุคลากร เพื่อนำมาปรับปรุงนโยบายและแนวปฏิบัติด้าน HR ได้ตรงจุด
- ระบบจัดการเวลาและการลางาน (Time and Attendance System) ที่ช่วยบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน การขอลา การอนุมัติวันลา และการจัดตารางงาน ให้มีความถูกต้องและสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น
- ระบบวางแผนผังความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Planning System) ที่ช่วยให้บุคลากรสามารถวางแผนและติดตามเส้นทางความก้าวหน้าในสายอาชีพของตนเองได้ พร้อมเชื่อมโยงกับแผนพัฒนารายบุคคล และระบบการสืบทอดตำแหน่งขององค์กร
- ระบบบริหารค่าตอบแทนและสิทธิประโยชน์ (Compensation and Benefits System) ที่ช่วยในการคำนวณโครงสร้างเงินเดือน การปรับขึ้นค่าจ้าง การจ่ายโบนัส และการเลือกแพ็กเกจสวัสดิการ ให้สอดคล้องกับผลการปฏิบัติงานและความต้องการของบุคลากร
- ระบบ HR Data Analytics ที่ใช้การวิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ (Big Data) เพื่อค้นหารูปแบบ (Pattern) ความสัมพันธ์ และแนวโน้มของตัวแปรต่างๆ เช่น คุณสมบัติของบุคลากรที่มีผลงานดี ปัจจัยที่ทำให้บุคลากรลาออก ฯลฯ เพื่อใช้ในการวางแผนกลยุทธ์ด้าน HR ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
- ระบบอินทราเน็ตและโซเชียลมีเดียสำหรับองค์กร (Corporate Intranet & Social Media) ที่ช่วยส่งเสริมการสื่อสาร การแลกเปลี่ยนความรู้ การทำงานร่วมกัน และกิจกรรมเสริมสร้างความสัมพันธ์ของบุคลากรภายในองค์กร ช่วยสร้างความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งและความผูกพันที่มากขึ้น
- ระบบ Chatbot และ AI ที่ช่วยตอบคำถามและให้บริการแก่บุคลากรได้ตลอด 24 ชั่วโมง โดยไม่ต้องรองาน HR ที่มักจะมีภาระงานมาก ทั้งการแจ้งเตือนกำหนดการต่างๆ การตอบข้อซักถามด้านสวัสดิการ การให้คำแนะนำเกี่ยวกับอาชีพ ฯลฯ
- ระบบ Virtual and Augmented Reality ที่สามารถใช้ในการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ การสอนงาน การจำลองสถานการณ์การทำงานที่เสี่ยงอันตราย ฯลฯ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการเรียนรู้และลดความเสี่ยงจากการลงมือปฏิบัติจริง
การเลือกใช้เทคโนโลยี HR ที่เหมาะสมนั้น องค์กรต้องพิจารณาจากความต้องการ ความพร้อม งบประมาณ และความเชี่ยวชาญของทีมงาน ควรเลือกเทคโนโลยีที่ใช้งานง่าย เชื่อมต่อเข้ากับระบบเดิมได้ดี มีความปลอดภัยของข้อมูล และมีการอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ พร้อมทั้งอบรมให้บุคลากรมีทักษะในการใช้เทคโนโลยีเหล่านี้อย่างคุ้มค่าและปลอดภัย นอกจากนี้ ผู้บริหารและทีม HR ต้องปรับเปลี่ยนกรอบความคิด วิธีการทำงานและบทบาทตัวเอง จากผู้ปฏิบัติงานด้านธุรการมาเป็นหุ้นส่วนเชิงกลยุทธ์ (Strategic Partner) ที่ช่วยวิเคราะห์ข้อมูล ให้คำปรึกษา และตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ที่สร้างคุณค่าให้กับบุคลากรและองค์กรได้อย่างแท้จริง
ประโยชน์ของการนำเทคโนโลยีมาใช้ในการบริหารจัดการ HR
- เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของฝ่าย HR ให้รวดเร็ว ถูกต้อง และลดความผิดพลาดจากการทำงานซ้ำซ้อน
- ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานด้าน HR ในระยะยาว
- สามารถให้บริการด้าน HR ได้ตลอดเวลา โดยไม่มีข้อจำกัดด้านสถานที่และเวลาทำการ
- เพิ่มความโปร่งใส เป็นธรรม และลดการใช้ดุลยพินิจส่วนบุคคลในกระบวนการ HR
- สามารถเก็บและวิเคราะห์ข้อมูลของบุคลากรจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว นำมาใช้วางแผนเชิงกลยุทธ์ได้แม่นยำขึ้น
- ช่วยดึงดูดบุคลากรรุ่นใหม่ที่เติบโตมาพร้อมกับเทคโนโลยี และคาดหวังความสะดวกสบายในการใช้ชีวิตและการทำงาน
การปรับตัวสู่ HR Technology จึงเป็นการปรับตัวที่สำคัญเพื่อไปสู่การเป็น Smart HR ที่มุ่งสร้างประสบการณ์ที่ดีให้แก่บุคลากร (Employee Experience) ตลอดวงจรชีวิตการทำงาน (Employee Life Cycle) ตั้งแต่การสรรหา การว่าจ้าง การอบรมพัฒนา ไปจนถึงการให้ผลตอบแทนและการให้ออกจากงาน ซึ่งเทคโนโลยีจะเข้ามาเป็นส่วนสำคัญในการสร้างสรรค์ประสบการณ์ที่ดีเหล่านี้ได้อย่างรวดเร็ว แม่นยำ และเฉพาะเจาะจงมากขึ้น ในขณะเดียวกัน ก็ช่วยลดภาระงานประจำของฝ่าย HR ให้สามารถใช้เวลาไปกับการคิดเชิงกลยุทธ์ การเป็นที่ปรึกษาให้กับผู้นำองค์กร และการดูแลเอาใจใส่บุคลากรแบบรายบุคคลได้มากขึ้น ภายใต้ข้อมูลเชิงลึกที่ได้จากระบบต่างๆ ซึ่งหากองค์กรสามารถใช้ประโยชน์จาก HR Technology ได้อย่างเต็มศักยภาพแล้ว ก็จะกลายเป็นกำลังสำคัญในการสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขันที่ยั่งยืนให้กับองค์กรได้อย่างแท้จริง