OCR ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่แม่นยำ คืออะไร 

 OCR ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่แม่นยำ คืออะไร การจัดการเอกสารในองค์กรยุคดิจิทัลมีความสำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงไปสู่ระบบการทำงานที่พึ่งพาเทคโนโลยีมากขึ้น ระบบ OCR (Optical Character Recognition) ได้เข้ามามีบทบาทในการช่วยจัดเก็บและจัดการเอกสารที่มีความแม่นยำสูง ลดข้อผิดพลาดในการประมวลผลข้อมูลและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กร บทความนี้จะอธิบายว่า OCR คืออะไร ทำงานอย่างไร และมีประโยชน์อย่างไรในการจัดการเอกสาร 

OCR ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่แม่นยำ คืออะไร 

 OCR (Optical Character Recognition) คือเทคโนโลยีที่ใช้ในการแปลงข้อมูลจากเอกสารที่เป็นภาพ เช่น ภาพถ่ายหรือไฟล์สแกนของเอกสารกระดาษ ให้กลายเป็นข้อมูลดิจิทัลที่สามารถแก้ไข ค้นหา และจัดเก็บได้ OCR จะตรวจจับตัวอักษรและสัญลักษณ์ต่าง ๆ ในภาพ และแปลงให้อยู่ในรูปแบบของข้อมูลที่สามารถประมวลผลได้โดยคอมพิวเตอร์ 

หลักการทำงานของ OCR

OCR ทำงานโดยการใช้ซอฟต์แวร์และอัลกอริธึมในการวิเคราะห์และแยกแยะตัวอักษรจากภาพ ดังนี้:

• Preprocessing (การเตรียมข้อมูล): ทำความสะอาดภาพ เช่น การปรับความคมชัด การตัดส่วนที่ไม่ต้องการ และการปรับขนาดของภาพ เพื่อเพิ่มความแม่นยำในการจดจำตัวอักษร 
• Character Recognition (การจดจำตัวอักษร): ใช้อัลกอริธึมในการตรวจจับและจดจำรูปแบบของตัวอักษร โดยอาจใช้เทคนิค Machine Learning หรือ Deep Learning ในการเพิ่มความแม่นยำ 
• Postprocessing (การปรับปรุงผลลัพธ์): ปรับแก้ข้อมูลที่ได้จากการจดจำตัวอักษร เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องและสอดคล้องกับเอกสารต้นฉบับ เช่น การตรวจสอบคำที่สะกดผิดและการจัดรูปแบบเอกสาร  

ประโยชน์ของการใช้ OCR ในการจัดเก็บเอกสาร 

• เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเอกสาร: การใช้ OCR ทำให้สามารถค้นหาและดึงข้อมูลจากเอกสารได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ช่วยลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสารที่ต้องการ 
• ลดข้อผิดพลาดในการประมวลผลข้อมูล: การจดจำตัวอักษรด้วยระบบ OCR ช่วยลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากการคีย์ข้อมูลด้วยมือ และเพิ่มความถูกต้องของข้อมูลที่จัดเก็บ 
• ลดต้นทุนในการจัดเก็บเอกสาร: OCR ช่วยลดปริมาณเอกสารกระดาษที่ต้องจัดเก็บ ทำให้ประหยัดพื้นที่และลดค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการเอกสาร 
• เพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล: ข้อมูลที่ถูกแปลงเป็นดิจิทัลสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ผ่านระบบคลาวด์ เพิ่มความสะดวกในการทำงานระยะไกลและการแบ่งปันข้อมูลภายในองค์กร 
• เสริมความปลอดภัยของข้อมูล: การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลทำให้สามารถจัดการสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายขึ้น ลดความเสี่ยงในการสูญหายหรือถูกทำลายของเอกสารสำคัญ 

การใช้งาน OCR ในองค์กร

ตัวอย่างการใช้งาน OCR ในองค์กรมีหลายรูปแบบ เช่น 

• การสแกนเอกสารเพื่อเก็บข้อมูลเข้าสู่ระบบ: ใช้ OCR ในการสแกนและจดจำข้อมูลจากใบเสร็จ ใบแจ้งหนี้ หรือเอกสารราชการ เพื่อนำข้อมูลเข้าสู่ระบบบริหารจัดการข้อมูล 
• การใช้งานในบริษัทที่มีปริมาณเอกสารจำนวนมาก: บริษัทที่ต้องการลดการใช้กระดาษ เช่น ธนาคาร โรงพยาบาล หรือหน่วยงานราชการ สามารถใช้ OCR ในการแปลงข้อมูลจากเอกสารกระดาษสู่ดิจิทัลเพื่อลดภาระการจัดเก็บและบริหารจัดการ  
• การเปรียบเทียบกับวิธีการจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม: การจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิมมักใช้เวลามากในการค้นหาเอกสารที่ต้องการ และมีความเสี่ยงที่จะเกิดการสูญหายหรือชำรุด ซึ่งต่างจาก OCR ที่ช่วยให้การจัดการเอกสารเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็ว 

หลักการทำงานของ OCR 

 ระบบ OCR ทำงานโดยใช้ซอฟต์แวร์และอัลกอริธึมในการแปลงข้อมูลจากภาพของเอกสารให้กลายเป็นข้อความดิจิทัล กระบวนการหลักของ OCR สามารถแบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอนสำคัญ ดังนี้: 

Preprocessing (การเตรียมข้อมูล): 

• การทำความสะอาดภาพ (Image Cleaning): เป็นการปรับปรุงคุณภาพของภาพที่นำเข้ามาให้เหมาะสมกับการจดจำตัวอักษร เช่น การลบจุดรบกวน (Noise Reduction), การเพิ่มความคมชัดของภาพ (Sharpening), การแปลงภาพสีเป็นภาพขาวดำ (Binarization) เพื่อให้ตัวอักษรแยกออกจากพื้นหลังได้ชัดเจนขึ้น 
• การตัดส่วนที่ไม่ต้องการ (Cropping Unnecessary Parts): ตัดขอบหรือพื้นที่ที่ไม่มีข้อมูลที่ต้องการออกไป เช่น ขอบเอกสารที่อาจทำให้การจดจำตัวอักษรสับสน 
• การปรับขนาดภาพ (Resizing): การปรับขนาดของภาพให้เหมาะสมกับระบบ OCR ที่จะใช้ เพื่อให้ระบบสามารถตรวจจับตัวอักษรได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

Character Recognition (การจดจำตัวอักษร): 

 การตรวจจับตัวอักษร (Text Detection): OCR จะเริ่มด้วยการตรวจจับว่าตัวอักษรอยู่ที่ไหนในภาพ โดยใช้เทคนิคต่าง ๆ เช่น การแบ่งภาพออกเป็นบล็อกเล็ก ๆ (Segmentation) เพื่อค้นหาตำแหน่งของตัวอักษร 

• การจดจำตัวอักษร (Character Recognition): ระบบจะใช้โมเดลที่เรียนรู้มา (เช่น Machine Learning หรือ Deep Learning) ในการระบุว่าตัวอักษรหรือสัญลักษณ์แต่ละตัวในภาพคืออะไร โดย Deep Learning จะทำหน้าที่วิเคราะห์ลักษณะของตัวอักษรเช่น รูปร่าง ลายเส้น และความหนาของเส้น เพื่อให้สามารถจดจำได้อย่างแม่นยำ 
• การประมวลผลข้อมูลหลายภาษา (Multilingual Processing): OCR สมัยใหม่สามารถจดจำตัวอักษรในหลายภาษาได้ และยังรองรับฟอนต์และรูปแบบตัวอักษรที่หลากหลาย 

Postprocessing (การปรับปรุงผลลัพธ์): 

• การตรวจสอบและแก้ไขข้อผิดพลาด (Error Correction): ข้อมูลที่ OCR จดจำมาอาจมีข้อผิดพลาด เช่น ตัวอักษรที่ถูกจดจำผิดเพราะมีลักษณะคล้ายกัน (เช่น “0” กับ “O”) ระบบจะใช้วิธีการตรวจสอบคำที่มีในพจนานุกรม หรือกฎการสะกดคำ เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านี้ 
• การจัดรูปแบบเอกสาร (Document Formatting): ข้อมูลที่ได้จากการจดจำจะถูกจัดเรียงและจัดรูปแบบใหม่ให้สอดคล้องกับต้นฉบับ เช่น การปรับขนาดตัวอักษร ช่องว่างระหว่างบรรทัด และการจัดวางตารางหรือภาพประกอบที่อยู่ในเอกสาร 
• การรวมข้อมูลและการส่งออก (Data Integration and Exporting): หลังจากการปรับปรุงข้อมูลแล้ว ผลลัพธ์ที่ได้จะถูกบันทึกในรูปแบบที่สามารถใช้งานได้ เช่น ไฟล์ข้อความ (TXT), เอกสาร Word (DOCX) หรือสเปรดชีต (CSV) เพื่อให้นำไปใช้ประโยชน์ในระบบอื่น ๆ ต่อไป 

ประโยชน์ของการใช้ OCR ในการจัดเก็บเอกสาร 

 การใช้เทคโนโลยี OCR ในการจัดเก็บเอกสารมอบประโยชน์ที่หลากหลายสำหรับองค์กร โดยเฉพาะในยุคที่การจัดการข้อมูลและเอกสารดิจิทัลมีความสำคัญมากขึ้น ประโยชน์หลักของการใช้ OCR ในการจัดเก็บเอกสารมีดังนี้: 

เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเอกสาร: 

• OCR ช่วยแปลงเอกสารกระดาษเป็นข้อมูลดิจิทัล ทำให้สามารถค้นหาเอกสารและข้อมูลได้อย่างรวดเร็วผ่านคำค้นหาหรือคีย์เวิร์ดที่กำหนดไว้ 
• ลดเวลาที่ต้องใช้ในการค้นหาเอกสารที่ต้องการ โดยไม่ต้องค้นหาทางกายภาพ เช่น การค้นหาในแฟ้มเอกสาร ทำให้การทำงานคล่องตัวมากขึ้น 
• OCR ยังสามารถดึงข้อมูลที่ต้องการออกจากเอกสารจำนวนมากในเวลาอันสั้น เช่น การดึงข้อมูลจากใบแจ้งหนี้หรือใบเสร็จหลายพันใบเพื่อนำไปวิเคราะห์หรือตรวจสอบ 

ลดข้อผิดพลาดในการประมวลผลข้อมูล:

• ข้อผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลด้วยมือเป็นปัญหาที่พบได้บ่อยในกระบวนการทำงานที่มีการป้อนข้อมูลจากเอกสารกระดาษ ระบบ OCR ช่วยลดข้อผิดพลาดเหล่านี้โดยการจดจำตัวอักษรอัตโนมัติ ทำให้ข้อมูลที่จัดเก็บมีความถูกต้องมากขึ้น
• การใช้ OCR ช่วยลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนและการป้อนข้อมูลด้วยตนเองซึ่งอาจเกิดความเหนื่อยล้าและนำไปสู่การพิมพ์ผิด ทำให้กระบวนการทำงานราบรื่นขึ้น

ลดต้นทุนในการจัดเก็บเอกสาร: 

• การเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษต้องใช้พื้นที่จัดเก็บมาก เช่น ตู้เอกสารหรือห้องเก็บเอกสาร ซึ่งมีค่าใช้จ่ายในการบริหารจัดการ การใช้ OCR ช่วยลดความจำเป็นในการเก็บเอกสารในรูปแบบกระดาษ ทำให้ประหยัดพื้นที่และลดค่าใช้จ่ายในการจัดการเอกสาร 
• นอกจากนี้ การแปลงเอกสารเป็นดิจิทัลยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการทำสำเนา การขนส่ง และการบำรุงรักษาเอกสารกระดาษ 

เพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล:

• ข้อมูลที่ถูกแปลงเป็นดิจิทัลสามารถจัดเก็บบนระบบคลาวด์หรือเซิร์ฟเวอร์องค์กร ทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่และทุกเวลาผ่านอุปกรณ์ที่เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต เช่น คอมพิวเตอร์ แท็บเล็ต หรือสมาร์ทโฟน 
• เพิ่มความสะดวกในการทำงานระยะไกล การทำงานร่วมกันของทีมงาน หรือการแบ่งปันข้อมูลกับหน่วยงานอื่น ๆ ภายในองค์กร ลดความยุ่งยากในการจัดการเอกสารที่เป็นกระดาษ 

เสริมความปลอดภัยของข้อมูล:

• การจัดเก็บเอกสารในรูปแบบดิจิทัลช่วยลดความเสี่ยงในการสูญหาย ชำรุด หรือถูกขโมยของเอกสารกระดาษ เพราะสามารถสำรองข้อมูลในรูปแบบดิจิทัลได้ง่าย 
• ระบบจัดเก็บเอกสารดิจิทัลสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูล ทำให้สามารถควบคุมได้ว่าใครมีสิทธิ์เข้าถึง แก้ไข หรือดาวน์โหลดเอกสารต่าง ๆ ช่วยป้องกันการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต 
• การติดตามและบันทึกการเข้าถึงข้อมูลช่วยให้สามารถตรวจสอบและติดตามการใช้งานเอกสารได้ง่ายขึ้น เพิ่มความโปร่งใสและความปลอดภัยในการจัดการข้อมูลสำคัญขององค์กร 

การใช้งาน OCR ในองค์กร 

 การใช้งาน OCR ในองค์กรสามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเอกสารและลดความยุ่งยากที่เกิดจากการจัดเก็บข้อมูลในรูปแบบดั้งเดิม มีการใช้งานหลากหลายรูปแบบที่ช่วยตอบสนองความต้องการของธุรกิจและหน่วยงานต่าง ๆ ดังนี้:

การสแกนเอกสารเพื่อเก็บข้อมูลเข้าสู่ระบบ: 

• ใบเสร็จและใบแจ้งหนี้: OCR สามารถใช้ในการสแกนใบเสร็จและใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ โดยระบบจะจดจำตัวเลข รายละเอียดผู้ขาย และวันที่ จากนั้นจะแปลงข้อมูลเข้าสู่ระบบบัญชีหรือระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ขององค์กรโดยอัตโนมัติ ลดเวลาที่ใช้ในการคีย์ข้อมูลและลดข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น 
• เอกสารราชการและแบบฟอร์ม: ในหน่วยงานราชการ OCR ถูกใช้ในการแปลงแบบฟอร์มต่าง ๆ เช่น แบบฟอร์มการสมัครงาน ใบอนุญาต หรือเอกสารการยื่นภาษี ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ช่วยเพิ่มความสะดวกในการจัดการและการค้นหาข้อมูล 
• ข้อมูลลูกค้าและใบสั่งซื้อ: บริษัทต่าง ๆ ใช้ OCR ในการสแกนและดึงข้อมูลจากแบบฟอร์มการสมัคร บัตรประจำตัวประชาชน หรือใบสั่งซื้อ เพื่อเก็บข้อมูลลูกค้าเข้าสู่ระบบ CRM (Customer Relationship Management) ทำให้สามารถบริหารจัดการข้อมูลลูกค้าได้ดีขึ้นและรวดเร็วขึ้น 

การใช้งานในบริษัทที่มีปริมาณเอกสารจำนวนมาก: 

• ธนาคารและสถาบันการเงิน: ธนาคารใช้ OCR ในการแปลงเอกสารจำนวนมาก เช่น เช็คธนาคาร ใบแจ้งยอดบัญชี และสัญญาเงินกู้ เข้าสู่ระบบดิจิทัล ทำให้สามารถจัดเก็บและเรียกดูข้อมูลได้ง่ายขึ้น ลดการใช้พื้นที่จัดเก็บและการค้นหาเอกสารที่ยากลำบาก 
• โรงพยาบาลและสถานพยาบาล: โรงพยาบาลใช้ OCR ในการสแกนเวชระเบียนของผู้ป่วยและใบสั่งยา ช่วยให้แพทย์และพยาบาลสามารถเข้าถึงประวัติการรักษาได้รวดเร็ว ลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลด้วยมือและเพิ่มประสิทธิภาพในการดูแลผู้ป่วย 
• หน่วยงานราชการ: OCR ช่วยแปลงเอกสารทางราชการ เช่น สัญญา บันทึกการประชุม และรายงานต่าง ๆ ให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล ลดการใช้กระดาษและช่วยเพิ่มความโปร่งใสในการจัดการข้อมูล 

การเปรียบเทียบกับวิธีการจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม:

• การค้นหาเอกสาร: วิธีการจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิมต้องใช้เวลาในการค้นหาเอกสารจากตู้หรือห้องเก็บเอกสาร ซึ่งอาจใช้เวลาหลายนาทีหรือเป็นชั่วโมง โดยเฉพาะในกรณีที่เอกสารถูกจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ OCR ช่วยให้การค้นหาทำได้เพียงไม่กี่วินาทีผ่านระบบคอมพิวเตอร์ 
• ความเสี่ยงต่อการสูญหายหรือชำรุด: เอกสารกระดาษมีความเสี่ยงที่จะสูญหายจากการจัดเก็บที่ไม่เหมาะสม หรือถูกทำลายจากไฟไหม้ น้ำท่วม หรืออุบัติเหตุอื่น ๆ การใช้ OCR แปลงเอกสารให้เป็นดิจิทัลช่วยลดความเสี่ยงเหล่านี้ เพราะสามารถสำรองข้อมูลและเก็บไว้ในระบบที่ปลอดภัยได้ 
• การทำงานร่วมกัน: เอกสารกระดาษทำให้การทำงานร่วมกันยากขึ้น โดยเฉพาะเมื่อเอกสารต้องถูกแชร์ระหว่างหลายแผนก การใช้ OCR ช่วยให้เอกสารสามารถเข้าถึงได้จากระบบที่เชื่อมต่อกัน ทำให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น 

สรุป 

 OCR (Optical Character Recognition) เป็นเทคโนโลยีที่ช่วยแปลงข้อมูลจากเอกสารที่เป็นภาพให้กลายเป็นข้อมูลดิจิทัลที่แก้ไขและค้นหาได้ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการเอกสาร ลดข้อผิดพลาด ลดต้นทุน และเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูล เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการบริหารจัดการเอกสารจำนวนมากอย่างมีประสิทธิภาพ การใช้งาน OCR ช่วยแก้ปัญหาการจัดเก็บเอกสารแบบดั้งเดิม ทำให้การทำงานรวดเร็ว ปลอดภัย และสอดคล้องกับยุคดิจิทัลที่เน้นการทำงานที่แม่นยำและคล่องตัวมากขึ้น 

หากคุณต้องการอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเว็บไซต์ กรุณาเยี่ยมชม --> ko24 หรือติดต่อเรา คลิกที่นี่