ข้อผิดพลาดในการสแกน การสแกนเอกสารช่วยให้ธุรกิจทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยประหยัดพื้นที่ รวบรวมข้อมูล และปรับปรุงวิธีที่พนักงานค้นหาและดึงข้อมูล ผลลัพธ์ที่ได้คือผลผลิตที่เพิ่มขึ้น การควบคุมต้นทุน และข้อมูลที่ปลอดภัย
หากบริษัทของคุณมีเอกสารที่ต้องแปลงเป็นพันๆ ฉบับ การจัดการการสแกนเอกสารที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลให้สูญเสียทรัพยากรและข้อมูลที่ถูกเปิดเผย หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นโดยพิจารณาข้อผิดพลาดสี่ข้อต่อไปนี้ และทำตามขั้นตอนที่เหมาะสมเพื่อป้องกันข้อผิดพลาด
1. ไม่คิดผ่านระบบการติดฉลากของคุณ
หากพนักงานของคุณไม่สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย แสดงว่าพวกเขากำลังใช้เวลามากเกินไปโดยละทิ้งงานที่สำคัญกว่า ระบบการจัดการเอกสารดิจิทัลจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้มีอำนาจตัดสินใจ และพนักงานสามารถค้นหาข้อมูลที่จำเป็นได้โดยไม่ล่าช้า
ระบบที่วุ่นวายอาจส่งผลเสียต่อธุรกิจของคุณ รวมถึงความสัมพันธ์กับลูกค้าด้วย สถาบันการเงินประสบกับปัญหานี้โดยตรงในช่วงวิกฤตที่อยู่อาศัยในปี 2551 และ พนักงานธนาคารกล่าวว่าข้อมูล ที่จัดระเบียบไม่ดีทำให้พวกเขาไม่มีความพร้อมในการช่วยเหลือลูกค้า
ความล้มเหลวในการค้นหาข้อมูลที่สำคัญอาจส่งผลให้สูญเสียทั้งผลผลิตและลูกค้า ตัวอย่างเช่น หากบริษัทของคุณพัวพันกับคดีความ และไม่สามารถเรียกคืนเอกสารได้เมื่อมีการสั่งซื้อ อาจต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและถูกดำเนินคดี
การคิดอย่างรอบคอบในการวางแผนว่าคุณจะติดป้ายกำกับและจัดเก็บเอกสารอย่างไรจะช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าในระยะยาวและป้องกันความยุ่งยากที่จะเกิดขึ้น การติดฉลากนั้นมีลักษณะเฉพาะสำหรับแต่ละบริษัท ขึ้นอยู่กับเกณฑ์และความต้องการเฉพาะของบริษัทนั้นๆ แม้ว่าซอฟต์แวร์การสแกนจะอนุญาตให้คุณป้อนฟิลด์ต่างๆ มากมาย แต่ป้ายกำกับที่สำคัญที่สุดที่ต้องพิจารณาคือตัวระบุ ที่ไม่ซ้ำกันซึ่งอาจเป็นหมายเลขประกันสังคม หมายเลขบัญชี หมายเลขพนักงาน หรือตัวระบุใดๆ ที่ทำให้พนักงานและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียค้นหาเอกสารสำคัญได้ง่าย
2. เก็บบันทึกของคุณในสถานที่
การจัดเก็บเอกสารในอาคารเดียวกับที่คุณทำธุรกิจอาจดูมีเหตุผล แต่ถ้าบริษัทของคุณไม่พร้อมที่จะจัดการโปรโตคอลความปลอดภัยมากมาย แสดงว่าคุณกำลังสร้างปัญหาให้ตัวเอง หากธุรกิจของคุณอยู่ในขั้นตอนของการสแกนและแปลงบันทึกเป็นดิจิทัล พันธมิตรพื้นที่จัดเก็บนอกสถานที่สำหรับบันทึกที่เป็นกระดาษสามารถช่วยประหยัดพื้นที่และปกป้องเอกสารต้นฉบับได้
บริษัทที่เชี่ยวชาญด้านการจัดการบันทึกและข้อมูล มีคุณลักษณะการรักษาความปลอดภัยข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ขั้นสูงและระบบเฝ้าระวังที่ได้รับการปรับปรุงเพื่อป้องกันข้อมูลจากการถูกขโมยอย่างเพียงพอ สิ่งอำนวยความสะดวกของพวกเขามีสื่อและห้องใต้ดินและได้รับการรับรอง PRISM Privacy+ ซึ่งหมายความว่าพวกเขาบรรลุวัตถุประสงค์ที่เข้มงวดในการรักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ห้องเก็บของเหล่านี้มีการควบคุมสภาพอากาศเพื่อรักษาความสมบูรณ์ของเอกสาร และติดตั้งเทคโนโลยีดับเพลิงในกรณีที่เกิดภัยธรรมชาติ
แม้จะมีพื้นที่จัดเก็บนอกสถานที่ พันธมิตรด้านการจัดการข้อมูลบันทึกของคุณควรสามารถดึงข้อมูลของคุณตามต้องการได้อย่างรวดเร็วและปลอดภัย ดังนั้นธุรกิจของคุณจึงไม่เกิดความไม่สะดวกหรือการหยุดชะงักได้ตลอดเวลา
3.เรียกใช้กระบวนการสแกนภายในองค์กร
การทำงานกับบริษัทสแกนเอกสารนั้นคุ้มค่ากว่าการสแกนเอกสารที่ใช้เวลาหลายปีภายในบริษัท โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณใช้อุปกรณ์ที่ล้าสมัย พิจารณาว่าคุณต้องลงทุนในอุปกรณ์การสแกนที่มีราคาแพงและการบำรุงรักษาอุปกรณ์นั้นเป็นประจำ นอกจากนี้ กระบวนการสแกนภายในองค์กรกำหนดให้คุณต้องจ้างหรือฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับวิธีการใช้อุปกรณ์และวิธีจัดหมวดหมู่และจัดเก็บเอกสารที่สแกน เมื่อพวกเขาอาจใช้เวลาไปกับความพยายามที่มีประสิทธิผลมากขึ้น
หากมีคนป้อนเอกสารด้วยตนเองโดยไม่ได้รับประโยชน์จากซอฟต์แวร์การสแกนที่อัปเดตหรือบริการของพันธมิตรการสแกนเอกสาร ข้อผิดพลาดของมนุษย์ก็กลายเป็นปัจจัยหนึ่งเช่นกัน ความผิดพลาดอาจส่งผลให้เอกสารสูญหายและติดฉลากผิด และไฟล์ที่ไม่ปลอดภัยอาจทำให้บริษัทของคุณเสี่ยงต่อความปลอดภัยได้
หากคุณทำการสแกนและจัดเก็บทั้งหมดในอาคารเดียวกัน คุณกำลังใช้—และจ่ายเงินสำหรับ—อสังหาริมทรัพย์อันมีค่าที่สามารถนำมาใช้อย่างมีประสิทธิผลมากขึ้น
4.ไม่ตรวจสอบผู้ให้บริการสแกนเอกสารของคุณอย่างเหมาะสม
ผู้ให้บริการสแกนเอกสารแต่ละรายไม่เหมือนกัน บริษัทที่คุณเลือกควรเป็นหุ้นส่วน ซึ่งจะแนะนำคุณตลอดวงจรชีวิตทั้งหมดของความต้องการในการสแกนของคุณ พวกเขาควรเสนอบริการที่หลากหลาย รวมถึงการรักษาความปลอดภัย การจัดเก็บ การเก็บรักษาและตารางการทำลายล้าง และความช่วยเหลือในการรักษาการปฏิบัติตามกฎข้อบังคับของรัฐบาล
คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าผู้ให้บริการที่คุณต้องการจ้างมีความน่าเชื่อถือ? ความร่วมมือของบริษัทสามารถบอกคุณได้มากมายเกี่ยวกับความทุ่มเทของผู้ให้บริการที่มีต่อมาตรฐานอุตสาหกรรมระดับสูง
ตัวอย่างเช่นNational Association for Information Destruction (NAID) เสนอการรับรอง NAID AAA บริษัทที่ได้รับการแต่งตั้งนี้ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เข้มงวดเพื่อรักษาความสอดคล้องและความปลอดภัยของข้อมูล ข้อผิดพลาดในการสแกน
บริษัทที่เป็นสมาชิกองค์กรของInternational Association of Privacy Professionals (IAPP) แสดงให้เห็นถึงระดับความมุ่งมั่นที่เพิ่มขึ้นต่อปัญหาความเป็นส่วนตัวโดยการเข้าร่วมในการฝึกอบรมและการประชุมและสร้างเครือข่ายกับผู้เชี่ยวชาญอื่น ๆ ที่มุ่งมั่นที่จะรักษาหลักปฏิบัติด้านจริยธรรม
ก่อนลงนามในข้อตกลง ให้มองหาการรับรองและความร่วมมือประเภทนี้ และอย่าลืมถามคำถามมากมายเกี่ยวกับบริการ หลักปฏิบัติ และโปรโตคอลของผู้ให้บริการ
การสแกนเอกสาร การตั้งค่าเพื่อความสำเร็จ การสแกนเอกสาร สามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณมีประสิทธิผลมากขึ้นและทำให้ได้เปรียบในการแข่งขัน การสแกนบันทึกจำนวนมากอาจเป็นเรื่องน่ากังวลสำหรับธุรกิจใดๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากบริษัทของคุณไม่มีประสบการณ์หรือทรัพยากรเพียงพอ
ก่อนเริ่มการ เดินทางสู่ การเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัล ให้ใช้เวลาในการวางแผนและทำความเข้าใจกับปัจจัยต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในการสแกนเอกสารทั่วไปเหล่านี้สามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณพร้อมสำหรับความสำเร็จ
หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติม โปรดฟังการออกอากาศทางเว็บตามความต้องการของเรา “ วิธีรับการจัดการบันทึกบนระบบอัตโนมัติ Bandwagon ”
บีเจ จอห์นสันเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านโซลูชั่นอาวุโสด้วย Access Information Management® ซึ่งเขาทำงานด้านการขาย และการตลาด เขาเป็นสมาชิกคณะกรรมการ ARMA NJ และทำงานใน อุตสาหกรรมการจัดการข้อมูลมานานกว่า 17 ปี เขาทำงานร่วมกับองค์กรต่าง ๆ เพื่อปรับใช้โซลูชัน ที่ช่วยปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจ การปฏิบัติตามข้อกำหนด และความปลอดภัย
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
หากคุณต้องการอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเว็บไซต์
ติดต่อเรา 095-9196699, 02 860 6659 ต่อ 206