แนวโน้มในการจัดการเอกสาร การจัดการเอกสาร เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับทุกชั่วโมง ธุรกิจและองค์กรขนาดใหญ่รักษาการรวบรวม ข้อมูลผ่านเอกสาร และเอกสารขนาดมหึมาเช่นนี้ จำเป็นต้องมีกฎระเบียบที่มีประสิทธิภาพ
การจัดการเอกสารหรือ ที่รู้จักกันอย่างแพร่หลายในชื่อ Document Management System (DMS) เป็นขั้นตอนที่จำเป็นต้องมี กระบวนการจัดการ และสำรองเอกสารภายใน โครงสร้างองค์กร องค์กรต่างๆ ทั่วโลกลงทุน ในการจัดการเอกสารเพราะ เป็นสิ่งสำคัญในการดำเนินธุรกิจ
4 เทรนด์ยอดนิยมสำหรับการจัดการเอกสาร แนวโน้มในการจัดการเอกสาร
แนวโน้มเป็นทางเลือกที่กว้างขวาง หรือการพัฒนาสู่แนวทางปฏิบัติ ที่ปฏิบัติตามกันทั่วไป แนวปฏิบัติในการจัดการเอกสารเป็นไปตามแนวโน้ม หลายประการในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ซึ่งองค์กรต่างๆ จะรักษาเอกสารและความก้าวหน้าทางเทคโนโลยี ไว้บนแพลตฟอร์ม ที่สามารถเป็นกระดาษหรือดิจิทัลได้ ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา กระดาษได้กลายเป็นวิธีการ จัดการเอกสารที่ล้าสมัยและแพลตฟอร์มดิจิทัล ก็เข้ามาแทนที่เช่นเดียวกัน แนวโน้มในการจัดการเอกสารมีดังนี้:
1. พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์
พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เป็นตัวแทน ของที่เก็บข้อมูลหรือโมเดลการประมวลผลแบบคลาวด์ ซึ่งเก็บสถิติดิจิทัลไว้บนอินเทอร์เน็ตในพูลที่เก็บข้อมูล การสำรองทางกายภาพ ครอบคลุมเซิร์ฟเวอร์หลายเครื่องและข้อมูลถูกจัดเก็บโดยองค์กร คลังข้อมูลสถิตินี้ สงวนไว้ผ่านผู้ให้บริการคลาวด์ คอมพิวติ้งที่ดูแลและควบคุมการจัดเก็บ ข้อมูลในรูปแบบบริการ ผู้ให้บริการที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เหล่านี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการปกป้องข้อมูลและรักษาข้อมูลให้สามารถ เข้าถึงได้และเข้าถึงได้ นอกจากนี้ สภาพแวดล้อมทางกายภาพ ยังแข็งแกร่งขึ้นและยังคงดำเนินต่อไป พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ ช่วยยืนยันว่าเอกสาร พร้อมใช้งานทุกที่ทุกเวลา แพลตฟอร์มพื้นที่ เก็บข้อมูลบนคลาวด์ที่โดดเด่นบางส่วน ได้แก่ OneDrive, Google Drive และ Apple iCloud
2. พอร์ทัลบริการลูกค้า
พอร์ทัลการบริการลูกค้าเป็นจุดเชื่อมต่อ ของซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้ลูกค้า ได้รับโอกาสในการติดต่อสื่อสารภายในธุรกิจ หรือองค์กรอย่างละเอียดถี่ถ้วน ลูกค้ามีข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับเมตริก การอุทธรณ์การสนับสนุน และเอกสารที่เกี่ยวข้องที่สามารถแบ่งปันได้อย่างสะดวก ผ่านพอร์ทัลเหล่านี้ พอร์ทัลบริการเหล่านี้ช่วยกระชับ ความสัมพันธ์ของลูกค้ากับองค์กร เนื่องจากนำเสนอฟอรัมที่ชัดเจน เชื่อถือได้ และไม่ปิดกั้นสำหรับการเป็นพันธมิตร หรือการทำงานร่วมกัน ประโยชน์ทั่วไปของพอร์ทัล ประกอบด้วยรายการกิจกรรมต่อไปนี้
- ปรับแต่งเนื้อหาตามรายละเอียด ที่สำคัญสำหรับลูกค้าแต่ละราย
- ใบอนุญาตสนับสนุนการผลิต และการติดตาม
- การจ่ายพิมพ์เขียว และเอกสาร
3. แอปพลิเคชั่นที่เหมาะกับมือถือ
แอปพลิเคชั่นที่เหมาะกับมือถือ บางตัวทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสาร ทั้งหมดผ่านพวกเขาได้ ในยุคปัจจุบัน องค์กรต่างๆ ส่งเสริมกำลังคนที่ทำงานนอกสถานที่ แอปพลิเคชันการจัดการเอกสาร เหล่านี้อำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึง และค้นหาเอกสารทั้งหมดได้อย่างปลอดภัย สิ่งนี้ทำให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงเอกสาร ได้อย่างง่ายดายและยืดหยุ่นได้ทุกที่ระหว่างเดินทาง ต่อไปนี้เป็นรายการสิทธิพิเศษที่แอปพลิเคชันการจัดการเอกสาร ที่เหมาะกับอุปกรณ์พกพาอนุญาตให้ผู้ใช้
- จัดทำเอกสารให้พร้อม ซึ่งช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจได้รวดเร็วขึ้น
- ทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้น ด้วยพนักงานที่พร้อมใช้งานทุกที่และทุกเวลา
- อนุญาตให้ผู้ใช้อัปโหลดเอกสาร ไปยังที่เก็บได้อย่างง่ายดาย
แอปพลิเคชันที่เหมาะกับอุปกรณ์ เคลื่อนที่ระดับแนวหน้า ได้แก่ Docsvault, eFileCabinet, Smartsheet และ IncoDocs
4. แพลตฟอร์มวิดีโอ แนวโน้มในการจัดการเอกสาร
แพลตฟอร์มวิดีโอ คือระบบการจัดการเอกสารรุ่นใหม่ ที่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถดูแลเอกสาร ของตนได้อย่างมีประสิทธิภาพผ่านวิดีโอ พวกเขายังช่วยทีมครีเอทีฟ และทีมการตลาดรวมการพิจารณา ครีเอทีฟโฆษณาและการอนุมัติ เกี่ยวกับเนื้อหาภาพ ช่วยองค์กร ในการสร้างมาตรฐาน ระเบียบวิธี และสนับสนุนสื่อดิจิทัลของตน เช่น วิดีโอ รูปภาพ เสียง และหลักเกณฑ์ของแบรนด์ แพลตฟอร์มวิดีโอบางแพลตฟอร์ม ทำหน้าที่เป็นฟอรัมความร่วมมือ ที่ทีมครีเอทีฟสามารถอัปโหลด ตรวจสอบ และแชร์เนื้อหาวิดีโอได้ OpenText Hightail, Filestage, Filecamp และ Frame.io เป็นแพลตฟอร์มวิดีโอ หลักบางส่วนสำหรับการจัดการเอกสาร
แนวโน้มการจัดการเอกสารเหล่านี้ให้สมมติฐานว่าอนาคตมีไว้สำหรับการจัดการเอกสารอย่างไร องค์กรและธุรกิจต่างๆ กำลังมุ่งสู่โซลูชันที่เป็นหนึ่งเดียวและเป็นมิตรกับผู้ใช้ การประมวลผลแบบคลาวด์ แพลตฟอร์มวิดีโอ และอุปกรณ์เคลื่อนที่มีการจัดการเอกสารที่ฝังแน่นอย่างถาวร ทำให้ชีวิตง่ายขึ้นสำหรับธุรกิจและโครงสร้างองค์กร แนวโน้มในการจัดการเอกสาร
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
หากคุณต้องการอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเว็บไซต์
ติดต่อเรา 095-9196699, 02 860 6659 ต่อ 206