ซอฟต์แวร์การจัดการไฟล์ ได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อตอบสนองธุรกิจ

ซอฟต์แวร์การจัดการไฟล์ ได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อตอบสนองธุรกิจ และองค์กรที่ต้องการเป็นบริษัทที่ปราศจากกระดาษ หมายความว่าพวกเขาต้องการจัดเก็บเอกสารออนไลน์ อย่างปลอดภัยแทนที่จะเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสาร อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่แค่การจัดเก็บไฟล์และเอกสารเท่านั้น การจัดการไฟล์ทำให้กระบวนการจัดการไฟล์ทั้งหมดสามารถเข้าถึงได้มากขึ้น ตั้งแต่เทมเพลตไปจนถึงการกลั่นกรองข้อมูลทางเทคนิคและกฎหมาย เอกสารและไฟล์กระดาษอาจดูไม่แพง แต่ค่าใช้จ่ายในการจัดการไฟล์กระดาษอาจสูงกว่าถึง31 เท่า

ตัวอย่างเช่น ในสหรัฐอเมริกา ธุรกิจต่างๆ เสียเงิน 8 พันล้านดอลลาร์ต่อปีเพียงแค่จัดการกระดาษ องค์กรมีค่าใช้จ่ายโดยเฉลี่ย:

• $20 ในการยื่นเอกสาร
• $ 120 เพื่อค้นหาเอกสารที่วางผิดที่
• $220 เพื่อทำซ้ำเอกสารที่สูญหาย

ซอฟต์แวร์การจัดการไฟล์สามารถบันทึก SMB และองค์กรโดย:

• ประหยัดวัสดุและชิ้นส่วนอุปกรณ์
• ลดต้นทุนพนักงาน
• ประหยัดพื้นที่เก็บข้อมูลจริง
• ประหยัดเงินหากเกิดภัยพิบัติ (เช่น แฮ็กหรือไฟล์กระดาษสูญหาย)

ด้วยต้นทุนที่สูงในการจัดการไฟล์กระดาษ ถึงเวลาเปลี่ยนมาใช้โซลูชันดิจิทัลแล้วหรือยัง

เหตุใดจึงต้องใช้ซอฟต์แวร์จัดการไฟล์

ทุกๆ วัน องค์กรต่างๆ จะจัดทำเอกสารข้อมูลสำคัญมากมายเพื่อทำสิ่งต่อไปนี้:

• จัดระเบียบไฟล์ได้ง่ายขึ้น
• ประหยัดเวลาในการค้นหาไฟล์
• ทำให้ไฟล์ปลอดภัยยิ่งขึ้น
• ติดตามไฟล์หากจำเป็นต้องเรียกค้น ลบ หรือเก็บถาวร

แม้ว่าหลายองค์กรได้ดำเนินการเพื่อแปลงข้อมูลนี้เป็นดิจิทัล แต่ก็ไม่ใช่ทุกองค์กรที่ใช้ประโยชน์จากซอฟต์แวร์การจัดการไฟล์

การแพร่ระบาดทั่วโลกในปัจจุบันได้เปิดเผยผู้ที่ไม่มีระบบจัดการไฟล์ที่แข็งแกร่งอย่างไร้ความปราณี

การระเบิดของการทำงานจากระยะไกลหมายความว่ารูปแบบการจัดเก็บไฟล์แบบใช้กระดาษแบบดั้งเดิมที่ใช้งานมานานหลายทศวรรษนั้นกลายเป็นระบบซ้ำซ้อน ซึ่งเกือบจะทำลายประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรในชั่วข้ามคืน ซอฟต์แวร์การจัดการไฟล์

แม้กระทั่งผู้ที่กลับมายังสถานที่ทำงานก็พบว่าไฟล์กระดาษนั้นวุ่นวายในการจัดเก็บและจัดการมากกว่า

โอกาสในการยื่นเอกสารผิดพลาด เอกสารสูญหาย เวลาในการจัดเก็บ และการแก้ไขข้อผิดพลาดในตู้เก็บเอกสารจำนวนมาก ทำให้ธุรกิจขาดประสิทธิภาพอย่างมาก

นี่คือสาเหตุที่ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เกิดขึ้นในช่วงการทำงานระยะไกลเมื่อเร็วๆ นี้ ช่วยให้ธุรกิจสามารถฝึกฝนการจัดการไฟล์ที่ดีได้

ซอฟต์แวร์จัดการไฟล์ประเภทต่างๆ มีอะไรบ้าง

ระบบการจัดการไฟล์มีการใช้งานที่หลากหลายและช่วยอุตสาหกรรมหรือแผนกต่างๆ ได้ ไม่ว่าจะเป็นในการดำเนินธุรกิจ ทรัพยากรบุคคล และกฎหมาย

ซอฟต์แวร์ควรปรับปรุงประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กรโดยรวมการสร้างเอกสาร การทำงานร่วมกัน การลงนามทางอิเล็กทรอนิกส์ และแม้แต่การจัดการวงจรชีวิตสัญญา

เมื่อทุกธุรกิจเปิดรับการแปลงเป็นดิจิทัล ระบบควบคุมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จึงกลายเป็นทางเลือกในการจัดการเอกสารที่ต้องการ

มีตัวเลือกการจัดเก็บไฟล์หลายตัว:

• โซลูชันการจัดการวงจรอายุสัญญา
• โซลูชันการจัดการเอกสาร
• หรือโซลูชันการจัดเก็บข้อมูลทั่วไป

โซลูชันการจัดการวงจรอายุสัญญา (CMLS) ใช้สำหรับเอกสารทางกฎหมาย เหมาะสำหรับการทำงานกับสัญญาและข้อกำหนดเฉพาะ

แผนกกฎหมายส่วนใหญ่มีปัญหาในการค้นหาสัญญาที่ดำเนินการและค้นหาพื้นที่เก็บข้อมูลที่นอกเหนือไปจากพื้นที่จัดเก็บไฟล์ทั่วไป CLMS นำเสนอการมองเห็นภาระผูกพันและเปิดใช้งานการค้นหารายละเอียดสัญญาที่สำคัญด้วยการค้นหาข้อความในอนุมาตราและข้อมูลเมตา คุณสมบัติพื้นที่จัดเก็บข้อมูลขั้นสูง ได้แก่ การควบคุมเวอร์ชัน การดึงข้อมูล การติดแท็กอัตโนมัติ การแจ้งเตือนเหตุการณ์สำคัญ บันทึกการตรวจสอบ และการรายงาน

โซลูชันการจัดการเอกสาร (DMS) เหมาะสำหรับไฟล์ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ ตั้งแต่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล การตลาด ไปจนถึงการขาย สามารถใช้ DMS ได้ (แต่ได้รับการออกแบบมาอย่างชัดเจนสำหรับจัดเก็บสัญญา และมีคุณลักษณะที่ออกแบบมาเพื่อติดตามเวอร์ชันและควบคุมการเข้าถึง

โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลทั่วไปไม่ได้ทำอะไรเฉพาะเจาะจงสำหรับสัญญา เพียงรองรับไฟล์ทุกประเภท โดยทั่วไปแล้ว DMS และไดรฟ์ที่ใช้ร่วมกันจะไม่รองรับการรายงานสัญญาและการวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์เพื่อช่วยองค์กรจัดการปริมาณงาน ประสิทธิภาพ และการปฏิบัติตามข้อกำหนด

จากนี้เรามาเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบ 10 อันดับที่ร้อนแรงที่สุดของปี 2022

 

ซอฟต์แวร์จัดการไฟล์ที่ดีที่สุดคืออะไร?

โซลูชันการจัดการวงจรสัญญา

1.อะโวคาโด

Avokaado เป็นซอฟต์แวร์การจัดการวงจรอายุสัญญาที่ดีที่สุดที่ปรับให้เข้ากับความต้องการทางธุรกิจของคุณได้อย่างเต็มที่ การจัดการสัญญาและเวิร์กโฟลว์เอกสารอัตโนมัติของ Avokaado ช่วยให้ SMB สามารถจัดการสัญญาและเวิร์กโฟลว์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้ในที่เดียว – จัดเก็บเอกสาร สร้าง ทำงานร่วมกัน และดำเนินการจัดการเอกสารทางกฎหมายทุกรูปแบบ

คุณสมบัติหลัก:

• ไลบรารีคำสั่งและเทมเพลตแบบรวมศูนย์
• การจัดการเวิร์กโฟลว์ที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล
• การแก้ไข อนุมัติ และลงนามเวิร์กโฟลว์
• การทำงานร่วมกันของผู้ใช้
• การผสานรวมกับ SignNow และ Dokobit
• แดชบอร์ดที่เป็นมิตรกับ UI สำหรับการจัดการเวิร์กโฟลว์: สัญญา เวิร์กโฟลว์ และมุมมอง 360 องศา

ราคา:

• ฟรีเมียม (ผู้ใช้ 1 คน)
• เริ่มต้น€ 29 ต่อเดือน
• มาตรฐาน €49 ต่อเดือน
• พรีเมียม €60 ต่อเดือน

เหมาะสำหรับ:

ธุรกิจที่ดำเนินกิจการในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด เช่น การดูแลสุขภาพ การก่อสร้าง โทรคมนาคม และการปรับขนาดที่เติบโตอย่างรวดเร็ว

ข้อดี

• เข้าถึงระบบนิเวศเทมเพลตที่ผ่านการรับรองจากทนายความทั่วโลก
• ผู้ทำงานร่วมกันภายนอกไม่จำกัดและลายเซ็นออนไลน์
• ฟังก์ชัน eSignature ในตัวหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องจ่ายเงินสำหรับผู้ให้บริการลายเซ็นดิจิทัลภายนอก
• การกำหนดราคาที่ปรับแต่งได้ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีทนายความมีคุณภาพทางกฎหมายเช่นเดียวกับธุรกิจที่มีทีมกฎหมายโดยเฉพาะ

ข้อเสีย

• ไม่มีโฮสติ้งในสถานที่ เวอร์ชันบนคลาวด์เท่านั้น

2.อากิลอฟต์

Agiloft เป็นโซลูชันการจัดการวงจรอายุสัญญาขององค์กรที่ช่วยให้ฝ่ายขาย ฝ่ายจัดซื้อ และฝ่ายกฎหมายจัดการสัญญาของตนได้ Agiloft ประมวลผลอย่างแม่นยำและจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัยในที่เดียว

คุณสมบัติหลัก:

• ลากและวางการกำหนดค่า
• การค้นหาข้อความแบบเต็ม รวมถึงการแยกวิเคราะห์จากรูปภาพและไฟล์ PDF
• สามารถตั้งค่ากฎทางธุรกิจ ดังนั้นไฟล์ทั้งหมดจะถูกจัดประเภทตามนั้น
• รองรับหลายภาษา

ราคา:

• จาก $65 ต่อเดือน

เหมาะสำหรับ:

Agiloft ถูกใช้โดยบริษัทชั้นนำระดับกลางถึงใหญ่ในอุตสาหกรรมแนวดิ่งที่หลากหลาย

ข้อดี

• ปรับแต่งได้หลากหลายโดยไม่ต้องเขียนโค้ด
• คุณลักษณะแดชบอร์ด การวิเคราะห์ และการรายงานที่ครอบคลุม
• ข้อตกลงระดับการให้บริการความพร้อมในการทำงาน 99.9%

ข้อเสีย

• ตัวเลือกการปรับแต่งไม่จำกัดอาจทำให้สับสนได้

3.แพนด้าด็อก

PandaDoc เพิ่มความคล่องตัวในการจัดการสัญญาจากการขายผ่านการดำเนินการตามสัญญาและการต่ออายุ การทำงานร่วมกันในตัว การควบคุมเวอร์ชัน ประวัติเอกสาร และลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ช่วยให้ร่าง เจรจา และลงนามในสัญญาได้ง่ายกว่าที่เคย

คุณสมบัติหลัก:

• บนคลาวด์อย่างเต็มที่
• มีแอปมือถือ เทมเพลต และการวิเคราะห์
• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และตัวแก้ไขแบบวางและลาก

ราคา:

• ฟรี (ผู้ใช้ 1 คน)
• สิ่งจำเป็น $25 ต่อเดือน
• ธุรกิจ $59 ต่อเดือน
• องค์กร,ติดต่อฝ่ายขาย

เหมาะสำหรับ:

PandaDoc ให้บริการธุรกิจทุกขนาดตั้งแต่ขนาดเล็ก กลาง และองค์กร

ข้อดี

• อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายซึ่งทำให้เริ่มต้นได้ง่าย
• e-Signature ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กสามารถเตรียมเอกสารทางกฎหมายได้ง่ายภายในไม่กี่นาที
• ผสานรวมกับผู้จำหน่ายบุคคลที่สามได้ดี รวมถึง Zapier

ข้อเสีย

• สำหรับ SMB อาจมีราคาแพงเมื่อคุณเพิ่มผู้ใช้มากขึ้น

4.อ่าน

Legito ให้บริการซอฟต์แวร์สร้างและจัดการเอกสารอัตโนมัติ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับทีมกฎหมายธุรกิจที่ต้องการระบบอัตโนมัติในการร่างและประกอบเอกสารทางกฎหมาย

คุณสมบัติหลัก:

• ร่างอัตโนมัติ
• eSignature
• ติดตามการเปลี่ยนแปลงเมื่อเจรจาเอกสารทางกฎหมาย
• เส้นทางการตรวจสอบและการจัดการในที่เดียว

ราคา:

• ผู้ใช้คนเดียว $100 ต่อเดือน
• ธุรกิจขนาดเล็ก $80 ต่อเดือน (ผู้ใช้ขั้นต่ำ 10 คน)

เหมาะสำหรับ:

Legito นำเสนอโซลูชันแก่ทีมกฎหมายในอุตสาหกรรมต่างๆ โดยไม่คำนึงถึงขนาดของบริษัท

ข้อดี

• ไม่จำเป็นต้องรู้วิธีการเขียนโค้ด ใช้ตัวแก้ไขเวิร์กโฟลว์ที่ไม่ต้องเขียนโค้ดของ Legito ได้อย่างง่ายดาย
• ผสานรวมกับบริษัทจดทะเบียนกว่า 80 ประเทศ รวมถึงระบบ CRM และ DMS

ข้อเสีย

• มุ่งเน้นไปที่การสร้างเอกสารอัตโนมัติตลอดอายุสัญญาเป็นหลัก
• ขาดคุณสมบัติที่สำคัญสำหรับการทำงานร่วมกันและการลงนาม

5.หนังสือสัญญา

Contractbook เป็นแพลตฟอร์มการจัดการสัญญาที่มีเครื่องมือการทำงานร่วมกันในตัว รองรับทั้งธุรกิจและสำนักงานกฎหมายด้วยการจัดการไฟล์

คุณสมบัติหลัก:

• ระบบอัตโนมัติของเอกสารที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล
• พอร์ทัลลูกค้าเพื่อทำงานร่วมกันโดยตรงกับลูกค้า
• โฟลว์ตั้งแต่ต้นจนจบด้วยการจัดการงาน ประวัติเวอร์ชัน การเจรจาต่อรอง และการแจ้งเตือน

ราคา:

• ฟรี (จำกัด แม่แบบ)
• หลักจาก $115 ต่อเดือน
• อัตโนมัติจาก $420 ต่อเดือน
• รวมจาก $1,445 ต่อเดือน

เหมาะสำหรับ:

หนังสือสัญญาช่วยบริษัทขนาดเล็กถึงขนาดกลางในทุกอุตสาหกรรมและสามารถทำหน้าที่เป็นโซลูชันระดับแผนกในองค์กรขนาดใหญ่

ข้อดี

• ฟังก์ชันการลงนามในสัญญามีอยู่แล้วในตัวและไม่จำเป็นต้องมีผู้ให้บริการบุคคลที่สาม
• มีความสามารถด้าน AI ที่มีประสิทธิภาพเกี่ยวกับกระบวนการตรวจสอบสัญญา

ข้อเสีย

• ไม่มีการสร้างเนื้อหาหรือผู้เขียนสัญญา
• การขาดคุณสมบัติการทำงานร่วมกันในตัวทำให้การติดตามการเปลี่ยนแปลงระหว่างฝ่ายต่าง ๆ มีความท้าทาย

​สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems

​ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้

หากคุณต้องการอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเว็บไซต์

ติดต่อเรา 095-9196699, 02 860 6659 ต่อ 206