เครื่องมือออนไลน์ ISO 27001 ยินดีด้วย! ในที่สุดคุณก็ได้รับการบายอินจากฝ่ายบริหารสำหรับการนำ ISO 27001 ไปใช้งานและดำเนินการวิเคราะห์ช่องว่าง ขั้นตอนต่อไปคือการเลือกทีมที่เหมาะสมเพื่อช่วยคุณพัฒนานโยบาย และขั้นตอนที่เหมาะสมเพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐาน เมื่อถึงจุดนี้ คุณจะสามารถอยู่เหนือการดำเนินโครงการได้ เนื่องจากคุณเป็นทีมคนเดียว อย่างไรก็ตาม เมื่อคุณดูปริมาณงานข้างหน้า เอกสารกองโต และงานจำนวนมาก การประชุม และการอภิปรายที่เกี่ยวข้องกับนโยบายและขั้นตอน โครงการจะซับซ้อนมากขึ้นเรื่อย ๆ และดูเหมือนว่าคุณจะต้องเป็น ซูเปอร์ฮีโร่เพื่อให้ทุกอย่างเสร็จทันเวลา
ในบทความนี้ เราต้องการนำเสนอมุมมองที่เราซึ่งเป็น joe ทั่วไป สามารถช่วยให้การทำงานเป็นทีมพัฒนานโยบายและขั้นตอนของ ISO 27001 ได้อย่างง่ายดายเหมือนกับผู้จัดการโครงการ ISO 27001 ที่เชี่ยวชาญบางคน
ข้อกำหนดในการพัฒนาทีมให้ประสบความสำเร็จ
ผู้จัดการโครงการคาดหวังให้อยู่เหนือข้อกำหนดแต่ละข้อที่จำเป็นเพื่อให้สอดคล้องกับ ISO 27001 ในการทำเช่นนั้น ผู้จัดการโครงการควร:
- เลือกทีมที่เหมาะสม โดยปกติแล้ว ทีมควรประกอบด้วยบุคคลที่เป็นตัวแทนของแผนกที่เกี่ยวข้องทั้งหมดและมีประสบการณ์ในองค์กรมากพอที่จะช่วยคุณพัฒนาขั้นตอนและนโยบายที่จำเป็นเพื่อให้สอดคล้องกับสิ่งที่มาตรฐาน ISO 27001 กำหนด
- กระจายคำ เมื่อโครงการเริ่มต้นขึ้น การรับรู้และความเข้าใจเป็นสิ่งสำคัญ ดังนั้น นโยบายใหม่ทั้งหมด กระบวนการใหม่ ขั้นตอน วัตถุประสงค์ งาน และลำดับเวลาควรได้รับการสื่อสารอย่างชัดเจนกับสมาชิกในทีมเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและขั้นตอนที่พลาดไป โดยปกติจะทำโดยใช้เครื่องมือสื่อสารภายใน อีเมล หรือการประชุมแบบเห็นหน้ากันหลายโหลต่อสัปดาห์
- มอบหมายบทบาทและความรับผิดชอบ การวิเคราะห์ช่องว่างที่สมบูรณ์จะแสดงให้ทีมเห็นว่ากระบวนการปัจจุบันของคุณไม่ตรงตามข้อกำหนดใด และนโยบายและขั้นตอนใหม่ใดบ้างที่จำเป็นในการพัฒนาภายในเพื่อให้สอดคล้อง ซึ่งมักจะกลายเป็นรายการของงาน ซึ่งควรมอบหมายให้สมาชิกในทีมติดตาม และลงชื่อออก
- เป็นเจ้าแห่งกอง นโยบายและขั้นตอนจำนวนมากได้รับการพัฒนาในระหว่างการประชุมหลายครั้ง และผู้จัดการโครงการคาดหวังให้เข้าใจตลอดเวลาถึงสถานะปัจจุบันของเอกสาร เวอร์ชันล่าสุดอยู่ที่ใด ใครควรอนุมัติ และเมื่อใดที่นโยบายเหล่านั้น และควรปรับปรุงขั้นตอนต่อไป
- ติดตามความคืบหน้า การจับตาดูสถานะของนโยบายและกระบวนการ เจ้าของที่รับผิดชอบ เวอร์ชันล่าสุด และกำหนดเวลาการอนุมัติเป็นกุญแจสำคัญในการจัดการกิจกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้นทั้งหมดให้สำเร็จ ลดความเสี่ยง (คนที่ออกจากทีมหรือบริษัท) และหลีกเลี่ยงการเสียเวลา
การพัฒนานโยบาย ISO ทางออนไลน์
เราออกแบบ Conformio เพื่อบรรเทาความท้าทายทั้งหมดที่หัวหน้าทีมต้องเผชิญระหว่างการดำเนินโครงการ ISO 27001 โดยให้พวกเขาเป็นศูนย์กลางที่เดียวที่พวกเขาสามารถนำผู้มีส่วนได้เสียที่เกี่ยวข้องทั้งหมดมารวมกัน และพัฒนาเอกสาร งาน และการสื่อสารจำนวนมหาศาลโดยไม่เสียขั้นตอน
นี่คือวิธีที่เราแก้ปัญหาความท้าทายในการทำงานเป็นทีมเมื่อพัฒนานโยบายและขั้นตอน ISO 27001 ใน Conformio:
- รับทุกคนบนเรือ สามารถเพิ่มสมาชิกในทีมทั้งหมดลงในที่เดียว ซึ่งพร้อมให้ใช้งานได้ตลอดเวลา เมื่อสถานที่นั้นออนไลน์ ตำแหน่งของสมาชิกในทีมจะไม่เกี่ยวข้อง ตราบใดที่พวกเขามีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตและเบราว์เซอร์ที่เหมาะสม ยิ่งไปกว่านั้น สามารถเพิ่มสมาชิกของคณะกรรมการการจัดการเพื่ออนุมัตินโยบายและขั้นตอน หรือทุกคนในองค์กรเพื่อให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลง
- รูปที่ 1 การกำหนดสมาชิกในทีมทั้งหมดที่จำเป็นในที่เดียว พร้อมใช้งานได้ตลอดเวลาบน Conformio
- ติดต่อทีมงานได้ง่าย เราออกแบบ Conformio โดยคำนึงถึงการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ มีการอภิปรายแยกกันสำหรับการลงทะเบียน โมดูล และเอกสารแต่ละรายการ เพื่อให้ทุกคนที่สนใจสามารถค้นหาข้อมูลที่ถูกต้องได้อย่างง่ายดาย การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดใน Conformio และทุกการสนทนาสามารถส่งเป็นการแจ้งเตือนได้ทางอีเมลหรือ Slack เพื่อให้ไม่มีใครพลาดข้อมูลสำคัญ
- รูปที่ 2 การส่งข้อความถึงสมาชิกในทีมทั้งหมด เพิ่มไฟล์แนบ และเปลี่ยนการสนทนาให้เป็นงานบน Conformio
- การมอบหมาย การติดตาม และการตอบสนอง Conformio ได้รับการพัฒนาตามขั้นตอนและงานที่จำเป็นในการนำระบบการจัดการ ISO ไปใช้ และบทบาททั่วไปขององค์กรที่เกี่ยวข้อง (เช่น ผู้จัดการโครงการ CEO ผู้จัดการฝ่ายไอที ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล ผู้อนุมัติ ผู้ตรวจสอบ ฯลฯ) วิธีการนี้ช่วยให้สามารถสร้างงานโดยอัตโนมัติในเวลาที่เหมาะสม และการมอบหมายงานเหล่านี้โดยอัตโนมัติเมื่อมีการระบุทีมโครงการและฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ในระหว่างการกำหนดค่าพารามิเตอร์ของโครงการ เมื่อโครงการเริ่มต้นขึ้น งานจะถูกมอบหมายโดยอัตโนมัติให้กับสมาชิกในทีมที่เหมาะสม เพื่อให้มั่นใจว่ามีความรับผิดชอบ และสมาชิกในทีมจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลหรือ Slack Conformio สร้างงานโดยอัตโนมัติและทำให้คุณอยู่ในวงรอบ ดังนั้นจะไม่มีอะไรพลาด เครื่องมือออนไลน์ ISO 27001
- รูปที่ 3 เมทริกซ์ความรับผิดชอบสำหรับภาพรวมของกิจกรรมที่มอบหมายให้แต่ละบทบาท/บุคคลรูปที่ 4 งานทั้งหมดในที่เดียว – งานของฉัน
- อยู่ด้านบนของเอกสาร Conformio มีความสามารถในการจัดการเอกสารขั้นพื้นฐาน ซึ่งให้การสนับสนุนที่จำเป็นในการพัฒนาร่วมกัน จัดเก็บ จัดทำเวอร์ชัน ตรวจสอบ และอนุมัตินโยบายและขั้นตอนทั้งหมดที่ออกมาจากพนักงานอย่างมีประสิทธิภาพ ตัวช่วยสร้างเอกสารสามารถช่วยคุณสร้างเอกสารที่จำเป็นและใช้บ่อยที่สุดที่สอดคล้องกับ ISO 27001 ISMS (เทมเพลตเสร็จสมบูรณ์เกือบ 80% และคุณต้องรวมข้อมูลเฉพาะขององค์กรของคุณเท่านั้น) เมื่อถามคำถามที่ไม่สบายใจ – “สถานะคืออะไร” . . . “เวอร์ชันล่าสุดอยู่ที่ไหน” . . . “ใครเป็นคนอนุมัตินโยบายหรือระเบียบปฏิบัตินั้น” – คำตอบอยู่ห่างออกไปเพียงไม่กี่คลิก
- ดูบทความนี้สำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม: คุณต้องการระบบจัดการเอกสาร (DMS) ประเภทใดในการจัดการเอกสาร ISO
- ภาพที่ 5 ระบบจัดการเอกสารใน Conformioรูปที่ 6 การจัดการเอกสารในตัวช่วยสร้างเอกสาร
- การดำเนินการเปลี่ยนแปลง เมื่อมีการกำหนดและอนุมัตินโยบายและระเบียบปฏิบัติแล้ว องค์กรที่เหลือสามารถเรียกเข้ามารับทราบและฝึกอบรมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นได้ “การเรียกความรู้” นี้ดำเนินการระหว่างการพัฒนาเอกสาร โดยการระบุว่าใครต้องอ่านเอกสารแต่ละฉบับหลังจากได้รับอนุมัติ และใช้โมดูลการฝึกอบรมสำหรับกิจกรรมที่มีโครงสร้างมากขึ้น (เช่น การฝึกอบรมด้วยตนเองหรือการฝึกอบรมเสมือนจริง)
- เพิ่มประสิทธิภาพนโยบายและขั้นตอนตรงเวลา สามารถกำหนดความถี่ในการตรวจสอบเอกสารแต่ละฉบับได้ และเจ้าของเอกสารจะได้รับงานตรวจสอบเอกสารในเวลาที่เหมาะสมเพื่อตรวจสอบและปรับปรุงเอกสารตามความจำเป็น เย็นใช่มั้ย?
- รูปที่ 7 การตั้งค่าความถี่ในการตรวจสอบสำหรับการปรับปรุงเอกสารบน Conformio ให้ทันเวลา
ด้วยชุดโมดูลเหล่านี้ การเพิ่มศักยภาพของทีมของคุณให้สูงสุดเป็นเรื่องง่าย และเอาชนะความท้าทายทั้งหมดที่พบขณะพัฒนานโยบายและขั้นตอนของ ISO 27001
สำหรับองค์กรที่ต้องการ Document and Content Management Solution ที่สมบูรณ์แบบ พร้อม Professional Services ที่มีประสบการณ์ Implement Alfresco มามากกว่า 100 โครงการณ์ สามารถติดขอคำปรึกษากับ K&O Systems
ทั้งนี้บริษัทเคแอนด์โอ จึงได้มุ่งเน้นการจัดการแก้ไขปัญหา จัดการเอกสาร ด้านเอกสารขององค์กรมาอย่างยาวนาน และ ให้ความสำคัญกับด้านงานเอกสาร ต่อลูกค้าเป็นอย่างดี จนถึงปัจจุบันก็ได้ความยอมรับจากองค์กร ขนาดใหญ่ ขนาดกลาง และขนาดเล็กมากมาย จึงใคร่ขออาสาดูและปัญหาด้านเอกสารให้กับองค์กรของท่านอย่างสุดความสามารถ เพราะเราเป็นหนึ่งในธุรกิจ ระบบจัดเก็บเอกสาร ที่ท่านไว้ใจได้
หากคุณต้องการอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเว็บไซต์
ติดต่อเรา 095-9196699, 02 860 6659 ต่อ 206