เจาะลึก "ระบบเอกสาร ISO 9001" ฉบับเข้าใจง่าย! (และวิธีเลิกปวดหัวกับกองกระดาษตลอดไป)

  ถ้าพูดถึง ISO 9001 เชื่อว่า 90% ของคนทำงานจะเห็นภาพ "แฟ้มหนาๆ ที่เต็มไปด้วยฝุ่น" "เอกสารหาย" หรือ "การตามล่าลายเซ็นเจ้านาย" ที่แสนวุ่นวายใช่ไหมครับ?

  จริงๆ แล้ว ระบบเอกสาร ISO 9001 ไม่ได้เกิดมาเพื่อสร้างภาระ แต่เกิดมาเพื่อเป็น "คู่มือการทำงาน" ให้ทุกคนทำงานได้มาตรฐานเดียวกัน แต่ปัญหาส่วนใหญ่ไม่ได้อยู่ที่ตัวมาตรฐาน ISO ครับ... มันอยู่ที่ "วิธีการเก็บและจัดการ" ต่างหาก!

  วันนี้ผมจะพามาดูโครงสร้างเอกสาร ISO แบบเข้าใจง่าย และเฉลยว่าทำไมบริษัทชั้นนำถึงเลิกใช้กระดาษกันแล้ว!

พีระมิดแห่ง ระบบเอกสาร ISO 9001 : เรื่องพื้นฐานที่ต้องรู้

  เพื่อให้การทำงานเป็นระบบ เรามักแบ่งเอกสารเป็น 4 ระดับครับ

• QM (Quality Manual): คู่มือคุณภาพ (ระดับนโยบาย)
• QP (Procedure): ระเบียบปฏิบัติงาน (ใคร ทำอะไร ที่ไหน)
• WI (Work Instruction): คู่มือหน้างาน (ทำอย่างไร แบบละเอียด)
• FM (Forms): แบบฟอร์มบันทึกข้อมูล

3 สัญญาณเตือน! ว่าคุณกำลังจัดการเอกสาร "ผิดวิธี"

  ลองเช็กดูนะครับ ว่าบริษัทคุณเจอปัญหาเหล่านี้อยู่หรือเปล่า?

• ❌ เอกสารเวอร์ชั่นเก่า-ใหม่ ตีกันมั่ว: พนักงานหน้างานยังใช้ WI ฉบับเก่าทำงานอยู่ ทั้งที่ประกาศยกเลิกไปแล้ว (เสี่ยงโดน Auditor แจกใบ CAR!)
• ❌ เสียเวลากับการเดินเอกสาร: จะขออนุมัติแก้ไข Procedure ทีหนึ่ง ต้องพิมพ์กระดาษ เดินถือแฟ้มไปให้ผู้จัดการเซ็น 3-4 คน ถ้าใครลาหยุด... งานชะงักทันที
• ❌ หาเอกสารไม่เจอ: "ใบ Check Sheet ของเดือนที่แล้วอยู่ไหน?" พอถึงเวลา Audit ทีไร ต้องรื้อห้องเก็บของกันให้วุ่น

  ถ้าคุณพยักหน้ายอมรับข้อใดข้อหนึ่ง แสดงว่า "ระบบกระดาษ (Paper-based)" หรือการเก็บไฟล์ในโฟลเดอร์คอมฯ ทั่วไป อาจจะไม่ตอบโจทย์อีกต่อไปแล้วครับ

ทางออกใหม่: เปลี่ยนเรื่องยาก ให้เป็นอัตโนมัติ ด้วย "ระบบจัดการเอกสาร ISO"

  จะดีกว่าไหม? ถ้าคุณมีผู้ช่วยอัจฉริยะที่เข้ามาจัดการเรื่องน่าปวดหัวพวกนี้แทน

  ขอแนะนำ ระบบบริหารจัดการเอกสาร ISO (E-Document) ที่ออกแบบมาเพื่อคนทำระบบคุณภาพโดยเฉพาะ

ระบบนี้ช่วยคุณได้อย่างไร?

  ✅ บอกลาการเดินแฟ้ม: สร้าง-ทบทวน-อนุมัติเอกสาร ผ่านระบบออนไลน์ อยู่ที่ไหนก็เซ็นได้   

  ✅ Version Control แม่นยำ: ระบบรันเลขเวอร์ชั่นให้อัตโนมัติ ใครเปิดดูเมื่อไหร่ก็มั่นใจได้ว่าเป็นฉบับล่าสุด (Latest Revision) เสมอ 

  ✅ แจ้งเตือนอัตโนมัติ: ถึงกำหนดทบทวนเอกสาร หรือมีงานรออนุมัติ ระบบแจ้งเตือนทันทีผ่าน Email/Line ไม่ต้องคอยทวง 

  ✅ ค้นหาง่ายใน 3 วินาที: แค่พิมพ์คีย์เวิร์ด ก็เจอเอกสารที่ต้องการทันที พร้อมระบบความปลอดภัย (Permission) กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงได้

"เปลี่ยนเวลาที่ต้องเสียไปกับการจัดการกระดาษ มาโฟกัสกับการพัฒนาคุณภาพงานจริงๆ ดีกว่าครับ"

พร้อมยกระดับระบบ ISO ของคุณหรือยัง?

  อย่าปล่อยให้งานเอกสารมาฉุดรั้งการเติบโตขององค์กรคุณ ลองเปิดใจใช้เทคโนโลยี แล้วคุณจะพบว่าการทำ ISO สนุกและง่ายกว่าที่คิดเยอะ!

👉 [คลิกเพื่อดูฟีเจอร์ทั้งหมดของระบบจัดการเอกสาร ISO]

💬 สนใจปรึกษาปัญหาเอกสาร หรือขอทดลองใช้งาน Demo ฟรี!

  ไม่ต้องเกรงใจครับ ทักมาคุยกับทีมงานผู้เชี่ยวชาญของเราก่อนได้ เราพร้อมแนะนำโซลูชันที่เหมาะกับธุรกิจคุณที่สุด

🟢 แอดไลน์คุยกันได้เลยที่: @ko.in.th หรือ คลิก ที่นี่ แล้วทักว่า "สนใจระบบ ISO" ได้เลยครับ