Q – Doc ระบบจัดเก็บเอกสาร
หมายถึง ระบบจัดเก็บเอกสาร ข้อมูล และรูปภาพขององค์กร เป็นซอฟต์แวร์การจัดการไฟล์และคอนเทนต์ ที่มีการจัดการไฟล์แบบรวมศูนย์ข้อมูล ซิ่งจำเป็นกับการทำงานร่วมกัน และการค้นหาขั้นสูงเข้าไว้ในโซลูชั่นที่ใช้งานง่าย ตอบโจทย์ทุกปัญหาของการจัดเก็บข้อมูล โดยได้รับการรับรองจาก สภาอุตสาหกรรมแห่งประเทศไทย (MIT)
Features Q-Doc Platform
- จัดเก็บไฟล์ และเนื้อหาที่หลากหลายผ่านระบบ Cloud Service พร้อมเรียกใช้งานได้ในทันที (Storaged Document)
- ค้นหาถึงเนื้อหาเอกสารได้ง่าย และสามารณ์เรียกใช้งานได้ทุกที่ทุกเวลา (Full Text Search
- รองรับ พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบคคล หรือ PDPA ป้องกันข้อมูลอันเป็นส่วนตัวของผู้ใช้ (Personal Data Protection
- เชื่อมต่อข้อมูลภาพและ ไฟล์ผ่าน LINE สามารถเรียกดูข้อมูลได้อย่างง่ายๆ (Connection LINE)
- มีระบบ Workflow อนุมัติงาน สามารถตรวจเช็คความคืบหน้าของงาน รวมไปถึงผู้รับผิดชอบงานด้วย (Approval Project)
- มีระบบ QR code และการจัดเก็บเอกสารต้นฉบับ ผ่านทางระบบฐานข้อมูลที่มีประสิทธิภาพ (QR code Scan)
- มีระบบติดตามเอกสารต้นฉบับ และรายงานผลความคืมหน้าต่างๆของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์รวมถึงผู้รับผิดชอบในงานนั้นๆ (Tracking Document)
กระบวนการทำงานของ Q – Doc
- อัปโหลดไฟล์ หรือสแกนเอกสาร สามารถส่งไฟล์ผ่าน LINE แล้วบันทึกบน Q-Doc เพื่อประมวลผลไฟล์ และกระจายข้อมูลแต่ละส่วน (Upload Document)
- สร้างโฟลเดอร์ กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ในแต่ละโฟลเดอร์ไว้ โดยมีผู้อนุมัติตามกฎ Workflow (Categorize Document)
- เก็บไฟลเดอร์ข้อมูล ใน ECM พร้อมทั้งกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงแต่ละกลุ่มผู้ใช้ว่า แต่ละกลุ่มใช้งาน
ส่วนไหนได้บ้าง (Provisioning Access to Document) - ผู้อนุมัติ มอบหมายงานให้กับกลุ่มผู้ใช้คนอื่นๆ ซึ่งเป็นไปตามกระบวนการการทำงานขององค์กร และกฎ Workfow แต่ละรูปแบบได้ (Business Process Management หรือ BPM)
ประโยชน์ของ Q-doc
- การสนับสนุนการตัดสินใจ การเข้าถึงข้อมูลและเอกสารที่ถูกต้องและทันเวลาช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจและการบริหารจัดการขององค์กรให้มีความประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
- การเสถียรภาพ ระบบจัดเก็บเอกสารช่วยในการรักษาความเสถียรภาพขององค์กร โดยการบริหารจัดการเอกสารและข้อมูลให้มีการอัพเดทและสะท้อนความเปลี่ยนแปลงในองค์กร
- การเป็นไปตามกฎหมาย การจัดเก็บเอกสารที่ปลอดภัยและปฏิบัติตามกฎหมายเป็นสิ่งสำคัญ เพื่อป้องกันปัญหาทางกฎหมายในอนาคต
- ความสะดวกสบายในการใช้งาน ระบบจัดเก็บเอกสารทำให้งานการค้นหาและการเข้าถึงเอกสารเป็นเรื่องที่สะดวกและรวดเร็ว ลดเวลาในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ
- การแบ่งปันข้อมูล ระบบที่ดีสามารถช่วยในการแบ่งปันข้อมูลในองค์กรอย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้องค์กรทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น
- การอนุรักษ์เอกสาร ระบบควรสามารถรองรับการอนุรักษ์เอกสารและข้อมูลในรูปแบบที่เหมาะสมตามนโยบายขององค์กร รวมถึงการจัดเก็บเอกสารสำคัญตลอดระยะเวลาที่กำหนด
การประยุกต์ใช้
การประยุกต์ใช้ระบบจัดเก็บเอกสารขององค์กรนั้นขึ้นอยู่กับความต้องการและนโยบายขององค์กรเอง ตัวอย่างการประยุกต์ใช้
- การจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจ ใช้ระบบเพื่อจัดเก็บเอกสารทางธุรกิจเช่น สัญญาการทำธุรกิจ รายงานการเงิน และเอกสารทางกฎหมาย
- การจัดเก็บเอกสารทางการศึกษา สถาบันการศึกษาสามารถใช้ระบบเพื่อจัดเก็บเอกสารการสอน วิทยานิพนธ์ และเอกสารวิชาการ
- การจัดเก็บเอกสารทางการแพทย์ โรงพยาบาลและองค์กรทางการแพทย์สามารถใช้ระบบเพื่อจัดเก็บประวัติการรักษาของผู้ป่วยและข้อมูลทางการแพทย์
- การจัดเก็บเอกสารทางศิลปะและวัฒนธรรม องค์กรทางศิลปะและวัฒนธรรมสามารถใช้ระบบเพื่อจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับงานศิลปะ นิทรรศการ และเอกสารทางวัฒนธรรม
การประยุกต์ใช้ระบบจัดเก็บเอกสารขององค์กรต้องให้ความสำคัญกับการออกแบบระบบให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรและการฝึกอบรมพนักงานให้เข้าใจการใช้งานอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพในการจัดเก็บและการเรียกดูเอกสารในระบบนี้
ผลตอบแทน
ระบบจัดเก็บเอกสารขององค์กรเป็นสิ่งที่สำคัญมากเนื่องจากมีผลต่อการดำเนินงานและประสิทธิภาพในการทำงานขององค์กรในด้านต่างๆ การใช้ระบบจัดเก็บเอกสารที่ดีและมีประสิทธิภาพสามารถมีผลตอบแทนในหลายด้านดังนี้
- เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน การเก็บเอกสารในระบบที่เรียบร้อยและสามารถค้นหาได้ง่ายช่วยลดเวลาในการค้นหาข้อมูลและเอกสารที่เกี่ยวข้อง ทำให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และลดความยุ่งยากในการจัดการเอกสารแบบด้วยมือ
- บริหารจัดการเอกสาร ระบบจัดเก็บเอกสารช่วยในการจัดการเอกสารและข้อมูลองค์กรในลักษณะที่เป็นระเบียบ ทำให้ง่ายต่อการสร้าง, แก้ไข และลบเอกสาร และยังช่วยในการติดตามสถานะและการอนุมัติเอกสารได้ง่ายขึ้น
- ลดความเสี่ยงทางกฎหมาย การเก็บเอกสารอย่างมีระเบียบช่วยให้องค์กรสามารถปฏิบัติตามกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บและรักษาข้อมูลได้อย่างถูกต้อง ลดความเสี่ยงทางกฎหมายที่อาจเกิดขึ้นเนื่องจากการบริหารจัดการเอกสารไม่เหมาะสม ช่น การเก็บเอกสารทางการเงินตามกฎหมายภาษีหรือการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (GDPR) ที่มีข้อกำหนดเคร่งครัดในการจัดเก็บและปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล
- การประหยัดทรัพยากร การใช้ระบบจัดเก็บเอกสารช่วยลดการใช้กระดาษและการพิมพ์เอกสาร เป็นการช่วยลดค่าใช้จ่ายในด้านนี้ และยังช่วยลดรายการที่เกี่ยวข้องกับการจัดการกระดาษและห้องพักเก็บเอกสาร
- การรักษาความลับและความปลอดภัย ระบบจัดเก็บเอกสารสามารถช่วยในการควบคุมการเข้าถึงข้อมูลและเอกสารที่มีความลับ โดยมีระบบการรับรองความปลอดภัยและการสำรองข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือ
- การสนับสนุนการตัดสินใจ การเก็บเอกสารและข้อมูลองค์กรในระบบที่มีความสมบูรณ์ช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจในระดับที่ดีขึ้น เนื่องจากมีข้อมูลที่ถูกต้องและทันเวลาให้ใช้ในการวางแผนและตัดสินใจ
- การตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าและพนักงาน การสามารถให้ข้อมูลและเอกสารที่เกี่ยวข้องในระบบจัดเก็บได้อย่างรวดเร็วช่วยในการตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าและพนักงาน
สรุป
ระบบจัดเก็บเอกสาร เป็นเครื่องมือสำคัญในการจัดการข้อมูลและเอกสารให้มีประสิทธิภาพและปลอดภัย ระบบจัดเก็บเอกสารมีประโยชน์มากมายต่อองค์กร ไม่เพียงแต่ช่วยลดการสูญหายของข้อมูลและเอกสาร แต่ยังเพิ่มความสามารถในการเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญและลดเวลาในกระบวนการค้นหาข้อมูล ทั้งยังช่วยลดการใช้กระดาษและลดความผิดพลาดที่เกิดจากการจัดการเอกสารด้วยมือ รวมถึงเสริมสร้างฐานข้อมูลที่มีคุณค่าสำหรับการตัดสินใจและวางแผนในองค์กร
หากคุณต้องการอ่านข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับเว็บไซต์
ติดต่อเรา 095-919-6699, 02-860-6659 ต่อ 206