Automation 80/20: เลือกงานที่ควรทำอัตโนมัติก่อน
Automation 80/20: เลือกงานที่ควรทำอัตโนมัติก่อน ในยุคที่เทคโนโลยีก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็ว การทำงานออฟฟิศจึงไม่เพียงแต่ต้องใช้ประสบการณ์และทักษะที่ดี แต่การใช้งาน Automation ก็เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่ช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น การใช้แนวคิด 80/20 หรือ Pareto Principle สามารถช่วยคุณเลือกรูปแบบงานที่จะทำให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีที่สุดในเวลาที่น้อยลง
Automation 80/20: เลือกงานที่ควรทำอัตโนมัติก่อน
ทำไม Automation จึงสำคัญในการทำงานออฟฟิศ
Automation เป็นการใช้เทคโนโลยีในการดำเนินงานต่าง ๆ ที่เคยทำด้วยมือ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพและลดความซ้ำซากในขั้นตอนการทำงาน ช่วยให้คนทำงานสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่สร้างมูลค่าเพิ่มได้มากขึ้น การทำงานที่ต้องใช้เวลาน้อยกว่าแต่สร้างผลลัพธ์ได้มากขึ้น จะช่วยให้คุณมีเวลาว่างสำหรับการพัฒนาทักษะใหม่ ๆ หรือการคิดวางแผนกลยุทธ์ที่สำคัญต่อองค์กร
การเลือกงานที่ควรทำอัตโนมัติ: แนวทาง 80/20
แนวทาง 80/20 หรือ Pareto Principle มีหลักการง่าย ๆ คือ 20% ของความพยายามจะนำไปสู่ 80% ของผลลัพธ์ ดังนั้นการเลือกงานที่ควรทำอัตโนมัติจึงเป็นสิ่งสำคัญ เมื่อเรามองหางานที่สามารถทำให้อัตโนมัติได้ ก็ต้องพิจารณาหางานที่มีการทำซ้ำ หรืองานที่ใช้เวลายาวนานแต่ให้ผลลัพธ์ที่ต่ำ ตัวอย่างเช่น:
- การจัดการอีเมล: คุณสามารถใช้โปรแกรมจัดการอีเมลเพื่อคัดกรองและจัดการอีเมลที่ไม่สำคัญอัตโนมัติ
- การสร้างรายงาน: ใช้ซอฟต์แวร์ในการสร้างรายงานที่มีการสร้างขึ้นเป็นประจำ
- การนัดหมาย: ใช้ระบบนัดหมายอัตโนมัติเพื่อไม่ให้คุณเสียเวลาในการประสานงาน
- การติดตามลูกค้า: ใช้ CRM เพื่อจัดการข้อมูลลูกค้าและติดตามผลได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เครื่องมือที่ช่วยในการทำงานอัตโนมัติ
ทุกวันนี้มีเครื่องมือมากมายที่สามารถช่วยในการทำงานอัตโนมัติได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเครื่องมือที่นิยมใช้ได้แก่:
- Zapier: เชื่อมต่อโปรแกรมต่าง ๆ เพื่อทำงานร่วมกันอัตโนมัติ
- IFTTT: การตั้งกฎเพื่อทำการเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ อัตโนมัติในหลายแพลตฟอร์ม
- Asana: เครื่องมือบริหารจัดการโครงการที่ช่วยให้คุณติดตามงานและทำงานร่วมกับทีมได้อย่างเป็นระบบ
- Google Sheets: ใช้ร่วมกับสคริปต์เพื่อสร้างงานที่น่าเบื่อซ้ำได้ง่ายขึ้น
ความท้าทายในการนำ Automation ไปใช้
แม้ว่า Automation จะมีประโยชน์มากมาย แต่การนำไปใช้ในองค์กรก็ยังมีความท้าทาย เช่น การเลือกใช้ซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม การปรับตัวของบุคลากร และความเข้าใจในกระบวนการทำงานที่ถูกเปลี่ยนแปลง อย่างไรก็ตาม หากสามารถนำเอา Automation เข้ามาใช้ได้สำเร็จ จะสามารถลดภาระงานซ้ำซ้อนออกไปได้มาก
สรุป
การทำงานออฟฟิศในยุคดิจิทัลนั้นมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องเรียนรู้การปรับตัวเข้ากับเทคโนโลยี และการใช้ Automation โดยเฉพาะอย่างยิ่งการเลือกงานที่ควรทำอัตโนมัติตามหลักการ 80/20 จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน จึงเป็นสิ่งสำคัญที่คุณควรพิจารณาในเส้นทางการพัฒนาตนเอง
หากคุณต้องการจัดการเวลาให้เกิดประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ลองทำความรู้จักกับเครื่องมือ Automation และแนวทางที่นำเสนอในบทความนี้ อย่าลืมลงทะเบียนเรียนคอร์สเกี่ยวกับ Automation ที่เหมาะสมกับคุณ เพื่อพัฒนาทักษะในงานออฟฟิศของคุณ